Lors de nos missions, il est peu fréquent de rencontrer des décideurs qui, avant même notre intervention, possèdent déjà une vision claire des opportunités offertes par Microsoft 365 pour leur entreprise et de l'ambition qu'ils placent dans cet outil.
Vincent ALLA et son équipe font exception. Avec mes collègues d’Abalon que nous avons eu l'opportunité de les accompagner dans l'exploration des solutions et leur donner le petit coup de pouce dont ils avaient besoin.
Dans le cadre de la nouvelle rubrique "Paroles de dirigeants" sur notre site, Vincent a accepté de partager avec nous son approche de Microsoft 365.
Pouvez-vous vous présenter ?
Je suis animé par l’envie de favoriser l’émergence d’organisations à impacts positifs.
Depuis plus de 15 ans, j’ai eu l’opportunité de participer à de nombreux projets au sein de structures très diverses. J’ai pu aborder différents points de vue, que ce soit en tant que consultant externe ou interne, pour des structures à portée nationale, régionale ou locale. Au fil de ces expériences et de ces rencontres, j’ai structuré ma pratique et, en parallèle, mon désir grandissait de l’expérimenter sur une période plus longue et au profit d’une structure en particulier.
Il y a six ans, j’ai eu l’opportunité de rencontrer Clairsienne, une Entreprise Sociale pour l’Habitat implantée en Nouvelle-Aquitaine. Elle se distinguait déjà par un positionnement d’innovation assez particulier dans son secteur. Il m’a été proposé de les rejoindre en tant que Directeur de la Transformation et de l’Innovation. Ce poste traduisait un double défi qui répondait parfaitement à mes aspirations : animer en transversal la transformation et structurer les activités supports essentielles à cette démarche.
Aujourd’hui, cette Direction se compose d’équipes pluridisciplinaires d’une vingtaine de personnes (RH, qualité, Facilities, IT et data) qui œuvrent avec la même volonté de prendre soin du fonctionnement interne pour favoriser le développement d’une entreprise apprenante, agile et responsable.
Qu'est ce qui est à l’origine de votre intérêt pour Microsoft 365 ?
En 2018, nous avons lancé une démarche d’urbanisation du système d’information pour accompagner la transformation globale de l’entreprise. L’objectif était de le simplifier durablement et de le rendre plus réactif et flexible aux besoins des métiers.
Nos défis étaient nombreux : une culture interne orientée On-Premise, l’obsolescence de certaines technologies tant d’un point de vue applicatif que de l’infrastructure, la nécessité de combler un écart sécuritaire et de conformité mais tout en valorisant et en accompagnant les compétences existantes au sein des équipes.
Nous avons organisé des sessions d’acculturation aux nouvelles pratiques de services numériques pour imaginer notre futur SI. Nous avons testé différentes approches et réalisé des Proof of Concept (PoC). Après ce parcours d’essais et d’erreurs, Microsoft 365 s’est révélée être la solution la plus adaptée.
Elle rendait possible et atteignable toutes nos ambitions. Elle nous offrait la possibilité de reprendre la maîtrise de nos données, de notre sécurité, et de nos développements tout en renforçant l’agilité sur nos projets.
Microsoft 365 était accessible en termes de compétences à acquérir et permettait, dans un premier temps, aux équipes IT de fabriquer et de gagner ainsi en réactivité vis-à-vis des métiers.
Quelles sont les opportunités de Microsoft 365 qui vous semblent les plus intéressantes pour les entreprises ?
J’adapterai ma réponse en fonction de mon interlocuteur et du type d’entreprise, mais je pense que l’aspect stratégique est le plus intéressant, mais il est aussi paradoxalement le plus mal appréhendé.
Le potentiel de Microsoft 365 autorise de se doter de nouvelles capacités d’innovation et d’adaptation en interne. C’est un élément clef pour devenir une organisation apprenante. Il s’agit d’autoriser les acteurs de l’entreprise de (re)devenir eux-mêmes pleinement acteurs de la transformation. Réinventer la collaboration, structurer la connaissance, ergonomiser des processus, automatiser des traitements, intégrer l’IA…et faire fructifier sans limite ces nouvelles capacités.
Mais cela ne peut se faire en restant seul, isolé. Il est indispensable de se connecter plus largement à des réseaux de pratique pour permettre aux équipes de continuer de partager, d’apprendre et de grandir.
Sur ce point, et c’est davantage une surprise pour moi, l’écosystème de Microsoft 365 bénéficie de communautés de gens totalement passionnés et prêts à partager. Je souhaite ici mentionner notre rencontre avec Patrick GUIMONET et témoigner du dynamisme de la communauté AMP (anciennement AMS).
Quels sont les sujets prioritaires sur lesquels votre équipe travaille actuellement ?
Nous avons éprouvé avec l’équipe le besoin de franchir un cap. Nous avons identifié trois axes d’accompagnement nécessaires.
1/ Le sujet de la gouvernance globale de Microsoft 365 pour encore gagner en efficience, en sécurité et en conformité. Un des enjeux est de faciliter la mise en œuvre de notre PGSI (politique générale de sécurité) notamment sur les volets de la classification, du marquage et du transfert de l’information en creusant les potentialités de Purview notamment des étiquettes de confidentialité.
2/ Le sujet de la workplace, pour finaliser notre mue et rattraper quelques égarements de dispersion d’information.
3/ “the last but not the least”, le sujet de la Power Platform. Les équipes ont beaucoup progressé pour créer au-delà de la data viz des nouveaux services en utilisant de multiples briques (SharePoint, Power Automate, même Syntex...), il s’agit maintenant de se professionnaliser davantage et d’industrialiser l’approche pour accélérer notre production de services aux métiers.
Disposez vous de compétences internes sur ces sujets ?
Nous avons historiquement des pépites avec notamment une compétence très forte sur Sharepoint, cette technologie est utilisée depuis 13 ans dans l’entreprise ! C’est un atout indéniable.
Ce qui est doublement intéressant et indispensable, ce sont justement les accompagnements que nous mettons en œuvre pour continuer à faire progresser ces compétences, les renforcer sur d’autres sujets et surtout...essaimer en interne.
Déployer Microsoft 365 n’est pas toujours un long fleuve tranquille. Quelles sont les difficultés que vous avez identifiées ?
Je ne vais pas vous contredire. Bien entendu, l’enjeu technique ne dois pas être négligé (migration cloud, migration des identités et de la messagerie, administration générale et sécurisation des terminaux...) et à priori les équipes sont bien accompagnées. Mais une fois que cela est fait...c’est alors que tout commence !
Sommes nous prêts ? Quelles sont les règles d’usage du stockage documentaire ? Celles pour la communication ? Les bonnes pratiques en matière de collaboration ? ... Aie ! Au lieu de simplifier et d’ergonomiser les habitudes, on les complique et on renforce la dispersion des informations au sein des solutions.
Il est donc indispensable de bien préparer et de fortement accompagner les enjeux fonctionnels. Il faut mettre les moyens à la hauteur des potentialités et des opportunités de Microsoft 365 au risque de générer à l’inverse une confusion coûteuse.
Vous êtes l’un des premiers lecteurs du livre « les opportunités de Microsoft 365 expliquées aux dirigeants et décideurs ». Qu’en avez-vous pensé ?
Il faut reconnaître que ce n’est pas si simple d’appréhender Microsoft 365 et d’obtenir des explications synthétiques, claires, didactiques, tout en conservant une profondeur d’analyse.
C’est tout l’intérêt de cet ouvrage que de réussir ce défi.
J’aurais aimé l’avoir, il y a six ans (même si la plateforme n’était pas aussi structurée qu’aujourd’hui). Quel temps nous aurions gagné ! Mieux comprendre le sujet, tant du point de vue des enjeux, de l’écosystème, des différents outils et de leur rôle, que des conseils en termes d’approche projet. Et j’aurais pu l’offrir aux parties prenantes pour les sensibiliser à leur tour.
Je suis content de l’avoir aujourd’hui, car il me permet de réfléchir à ce que nous n’avons pas fait et poser nos axes de progrès, mais aussi de me conforter dans ce que nous avons su accomplir.
Et enfin, je serai heureux de l’avoir demain, pour partager, et peut-être faciliter le déploiement de cette démarche dans d’autres organisations.
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