• Christophe COUPEZ

Penser autrement vos projets informatiques avec Microsoft 365

Quand j’ai écrit en 2014 mon livre « penser autrement les projets informatiques » j’étais loin de m’imaginer à quel point cette approche pragmatique et basée sur le « concret » serait autant d’actualité sept années plus tard.


Je travaille dans le domaine des projets digitaux internes depuis plus de vingt ans. Mais les évolutions que nous vivons ces dernières années, notamment avec les solutions proposées par Microsoft 365 et en particulier la Power Platform sont fascinantes sur le plan technologique et méthodologique. Elles constituent un incroyable accélérateur comme nous en avons peu connu jusqu’à présent. Et nous n’en sommes qu’au début.


Mais profiter de ces évolutions implique de changer d’angle d’approche. C’est ce que beaucoup d’entreprises ont encore beaucoup de mal à faire pour différentes raisons : soit parce qu’elles ignorent tout simplement ces nouvelles possibilités, soit parce qu’elles ne souhaitent pas changer leur approche méthodologique pour des raisons culturelles ou politiques.


Des projets informatiques industriels et d’autres plus légers


Tous les projets informatiques ne sont pas identiques. Les systèmes d’information bancaires, aériens, ou encore les systèmes qui gèrent les communications au cœur des opérateurs de télécommunication (pour ne citer que ceux-là) sont des systèmes complexes et hautement sensibles qui nécessitent des approches industrielles et des technologies bien particulières. Les exigences sont en effet extrêmement fortes en termes de performance, de traitement en temps réel, de fiabilité, de volumétrie de données, etc.


Mais à côté de ces systèmes informatiques industriels, il y a une quantité impressionnante de besoins informatiques « plus légers » et moins critiques qui sont pourtant tout aussi importantes car ils permettent aux salariés d’être plus efficaces. J'en distingue deux types:

  • Les applications de la vie quotidienne du salarié : il s’agit par exemple d’applications de dépose / validation des congés, de déclaration de notes de frais, de déclaration de compte rendu d’activité ou même l’intranet de l’entreprise. Les exemples sont innombrables. Les gains sont évidents : accélérer les processus et donc rendre l’entreprise plus réactive, simplifier la vie des collaborateurs mais aussi des équipes en charge de ces processus, automatiser les traitements (et donc réduire les coûts), fiabiliser les processus, faciliter l’accès à la donnée, proposer de la métrologie pour l’amélioration continue, etc.

  • Les applications métier : ce sont par exemple des applications sur tablette ou smartphone utilisées par des techniciens qui se déplacent sur le terrain et qui remplissent des formulaires électroniques après une intervention de dépannage. Les gains dans ces domaines sont également évidents : les équipes sont plus efficaces (on leur évite de recopier sur un ordinateur des données relevées sur le terrain), elles sont plus réactives (grâce à un accès aux informations métier en mobilité, via tablette ou smartphone) et l’analyse pour prise de décision est immédiat (grâce aux données saisies en temps réelles depuis le terrain et directement disponibles en central). Voyez cet exemple chez SNCF en cliquant ici.

Depuis quelques années, certaines DSI ont compris qu’il fallait une réponse « bimodale » pour couvrir les besoins informatiques de l’entreprise : une réponse industrielle pour les systèmes d’information complexes et une réponse plus agile pour les autres.


Et justement, ce sont particulièrement sur ces applications légères que Microsoft 365 apporte une réelle révolution dans l’approche. Mais encore faut-il bien connaître ce qu’est Microsoft 365 et ses opportunités.


Le prérequis : connaître Microsoft 365 et ses opportunités


Rares sont les entreprises qui ont une connaissance précise de ce que Microsoft 365 représente réellement en termes de périmètre fonctionnel et d’opportunités. Souvent, seuls quelques outils « stars » sont connus, comme Teams et SharePoint. Et encore, même sur ces deux outils, je constate chaque jour que les enjeux et les opportunités sont souvent très largement sous-estimés et/ou méconnus.


Il n’est donc pas surprenant que des solutions comme celles de la Power Platform soient complètement inconnues même au sein des DSI des entreprises. C’est fort regrettable car ces solutions révolutionnent la façon de répondre aux besoins informatiques de l’entreprise.


La Power Platform, ce sont quatre applications qui se complètent.

  • Power Apps permet de créer des applications informatiques en low code sur PC (sans réel langage informatique), tablette ou Smartphone.

  • Power Automate permet de créer des automatismes déclenchés par une application ou par des évènements (dépose d’un fichier par exemple).

  • Power BI permet d’analyser les données au travers de tableaux de bord dynamiques.

  • Power Virtual Agent permet de réaliser des bots « intelligents » qui comprennent le langage naturel pour réaliser des opérations en interaction avec l’utilisateur.


En parallèle de ces solutions, le CRM de Microsoft, Dynamics 365 permet de couvrir des besoins métier avec un outil professionnel complet. Même si l’outil correspond à des licences complémentaires, la solution s’intègre pourtant bel et bien dans l’écosystème de Microsoft 365.


SharePoint a également une place de choix dans la réponse métier aux besoins de l’entreprise. Pour la réalisation des intranets bien sûr mais pas seulement : associé aux outils de la Power Platform, SharePoint permet de couvrir des besoins métier puissants et insoupçonnés.


Tous ces outils restent très largement méconnus. Même SharePoint, qui existe pourtant depuis plus de 20 ans (voir cet article sur l’anniversaire de SharePoint) dont beaucoup gardent le souvenir des versions plus anciennes, complexes et très limitées, cantonnées essentiellement au stockage des documents.


Tout comme sont très largement méconnues les capacités de Microsoft 365 à garantir un haut niveau de sécurité contre les cyberattaques (découvrir comment), à aider l’entreprise à être en règle avec les exigences du RGPD et à éviter les fuites de données (découvrir comment)


Bref, pour révolutionner la réponse aux besoins informatiques de l’entreprise avec Microsoft 365, il faut en priorité connaître les opportunités offertes par Microsoft 365 : ça semble logique. D’autant qu’un grand nombre d’entreprises disposent souvent déjà des licences : quitte à les payer, pourquoi donc s’interdire d’en tirer toute la puissance ?


Réinventer la phase de conception


Réaliser des applications ou des intranets est une chose : concevoir ces solutions en est une autre.


J’ai un souvenir très net de ce que nous enseignait un de mes professeurs à la Faculté des Sciences et Technologies de Lille, pendant mes études de MIAGE. A l’occasion d’un cours sur les cahiers des charges. Il était très clair : “il faut explorer les besoins et les décrire sans se soucier de la solution technique pour couvrir ce besoin, ceci afin de ne pas se censurer”.


C’était il y a vingt-huit ans environ. C’était le temps des projets en “cycle en V” très sclérosée, avec une DSI qui était encore au sommet de sa fameuse tour d’ivoire. C’était le temps où le mot “agilité” n’était utilisé qu’en cours d’aérobic.


Aujourd’hui, pour un grand nombre de sujets (en particulier les intranets), cette façon de faire n’est plus compatible avec les exigences des entreprises en 2021 : elles ne peuvent pas se permettre de perdre du temps, de l'énergie et de l'argent. Il faut aller droit au but sans se perdre en route dans des voies sans issue ou des questionnements stériles.


Pour cette raison, écrire un cahier des charges unique, générique (=en dehors de tout contexte de solution technique cible) et ultra précis dans les fonctionnalités attendues (jusqu'à la description de chaque bouton) est à mon sens une erreur. C’est à coup sûr générer des frustrations et des conflits. C’est surtout perdre du temps et de l’argent en conception puis en palabre pour justifier pourquoi tel ou tel besoin n’est pas réalisable en l’état avec la solution finalement retenue.


Pourtant je vois encore régulièrement passer ce type de cahier des charges à l’occasion d’appels d’offres pour des intranets (lire mon article “votre appel d’offres pour votre intranet est-il vraiment adapté?”). Ces documents indigestes parfois de plus de 100 pages décrivent des besoins génériques, décorrélés de toute solution technique pour les réaliser. Et ensuite, on demande à des prestataires de répondre très scrupuleusement au cahier des charges avec SharePoint online, en partant du principe que toute la conception est terminée. Mais ce n’est pas si simple.


Concevoir un intranet avec SharePoint online est une approche spécifique. L’outil a de grandes capacités et d’incroyables opportunités, mais aussi des limites qu’il faut connaître et intégrer. Mais surtout, SharePoint Online (la nouvelle version) nécessite d'être approché sous des angles particuliers pour en tirer toute la puissance.


Être capable de réaliser un intranet avec SharePoint online en s’appuyant sur un cahier des charges “générique” nécessite de le détricoter pour finalement refaire une conception orientée SharePoint. C’est difficile à accepter pour une entreprise qui a investi beaucoup de temps, d’énergie et d’argent pour réaliser un cahier des charges qui a, de plus, été très probablement validé par les plus hautes autorités de l’entreprise. Sans forcément l’avoir lu, d’ailleurs.


Si, à l’origine, le choix de SharePoint n’avait pas été clairement décidé, la rédaction d’un cahier des charges “générique” sans tenir compte de la réalité de SharePoint pourrait encore s’entendre, mais certainement pas à un niveau de précision trop fin.


Mais bien souvent, le choix de SharePoint est souvent très hautement probable dès le début pour d’évidentes questions budgétaires, les licences de SharePoint étant comprises dans les licences Microsoft 365 déjà payées. Mais comme il est difficile de décrire l’intranet avec SharePoint quand on ne connaît pas réellement SharePoint, la conception ne tient pas compte des spécificités de l'outil. Ou l'équipe en charge du projet veut prouver qu’elle est "open mind" et qu'elle explore toutes les solutions possibles en produisant un document qui ne s'attache pas spécifiquement à SharePoint. Mais cela a un coût en argent et surtout en temps : un luxe dont beaucoup d’entreprise en recherche d’économie pourrait pourtant facilement se passer.


Que ce soit pour un intranet ou une application métier réalisée avec la Power Platform, la bonne approche est de réaliser la conception en tenant compte de la solution technique à utiliser, avec l’aide de l’expert en charge de la réalisation, pour ne pas faire fausse route. C’est un gage de gain de temps, d’argent et cela évite bien des déceptions, des déconvenues et des conflits entre ceux qui ont décrit des besoins et ceux qui sont missionnés pour les intégrer, parfois au chausse pieds.


En tout cas, c’est une approche fondamentalement agile, basée sur du prototypage et des POCS (Proofs of Concept) qui permettent de poser à la fois les socles fonctionnelles et techniques. Cette approche par prototypage donne également de puissants arguments pour aider à la décision des orientations prises. Il est plus efficace de montrer un prototype opérationnel de l'intranet à une Direction Générale que de leur faire lire un document de 100 pages.


Ce sujet mériterait un livre complet, ou à minima une mise à jour de mon premier livre “penser autrement vos projets informatiques”. J’aborderai plus précisément l’approche des intranets dans un prochain livre blanc dans mon site Digital-inside.fr en intégrant des témoignages d’entreprises, petites et grandes.


Priorité au low code et au paramétrage


Qu’il s’agisse de SharePoint, des outils de la Power Platform, de Dynamics 365 ou de tout autre outil de Microsoft 365, ces solutions se caractérisent par une orientation “low code”. C’est une expression utilisée pour évoquer des solutions qui ne nécessitent pas d’écrire du code informatique traditionnel, comme on le ferait dans un projet informatique standard.


Typiquement, avec SharePoint online, réaliser un intranet n’est quasiment plus un projet informatique. Une direction de la communication interne peut créer son nouvel intranet quasiment sans l’aide de sa DSI, sauf pour quelques actions dans la console SharePoint qui se traduisent par quelques clics pour inscrire un site comme “hub”, créer des groupes Microsoft 365. Une révolution par rapport à il y a quelques années à peine ou - même avec SharePoint, réaliser un intranet acceptable était un projet intégrant forcément du développement informatique piloté par la DSI.


La situation est identique pour les outils pratiques ou métier, qui reposent sur l’utilisation des outils de la Power Platform pour créer des applications (avec Power Apps) ou des traitements associés (avec Power Automate).


Dans les entreprises les plus avancées, celles et ceux qui réalisent ces applications ne sont pas forcément des informaticiens de formation. Ce sont parfois des collaborateurs.trices issus de l’opérationnel qui se découvrent une passion pour ces solutions qui leur sont accessibles sans passer des années d’études en développement informatique. C’est par exemple ce qui se passe à la SNCF, comme cela est expliqué dans cette vidéo.


Il y a de belles histoires humaines de reconversion dont mes collègues et moi-même sommes témoins. Mais c’est aussi un vrai défi pour les DSI et les DRH qui doivent accepter qu’un collaborateur passe sur ces technologies sans forcément être informaticien de formation.


Au sein de notre propre société Abalon, nous avons exploité pour nous-mêmes la puissance de ces solutions pour réaliser une application métier de saisie d’activité, avec Power Apps, Power Automate et Power BI. Un projet qui est raconté dans cette vidéo.


Certaines sociétés développent la notion de citizen developpers. Ce terme désigne ces collaborateurs qui réalisent eux-mêmes des solutions avec la Power Platform pour couvrir des besoins métier avec les solutions de Microsoft 365. C'est une approche séduisante mais qui nécessite une vraie gouvernance pour maîtriser les réalisations, une réelle formation pour adopter des bonnes pratiques et éviter de faire des erreurs de débutant sur ces technologies. Ne fait pas du Power Apps qui veut.


En tout cas, ces technologies remodèlent profondément le paysage des professionnels de l’informatique. Avec l’arrivée de la Power Platform – une solution finalement très récente, des développeurs commencent à changer d’orientation. Déjà, avec SharePoint online, les développeurs spécialisés dans les anciens développements informatiques dans SharePoint cherchent de nouvelles orientations professionnelles, faute de projets "à l'ancienne" comme il y en avait il y a encore à peine trois ans.


Oser les démarches disruptives


Profiter de ces nouvelles possibilités nécessite d’être curieux, d’accepter de penser et de faire autrement.


Accepter l’agilité : ces technologies imposent une approche agile et pragmatique. Par exemple, il faut accepter qu’un intranet complet puisse se faire sans cahier des charges lourd et indigeste, comme on le fait depuis vingt ans. Il faut aussi accepter d’animer autrement votre projet. Si vous exigez une comitologie lourde comme pour un projet "à l'ancienne", vous aurez du mal à trouver les experts pour vous accompagner parce ce que ce n'est plus le sens de l'histoire.


Accepter une nouvelle échelle du temps et d'argent : il nous est déjà arrivé de ne pas être retenu à un appel d’offre pour un intranet parce que la proposition financière, construite autour d’une démarche disruptive (sans développement, agile, etc) était bien trop faible par rapport aux concurrents. L'entreprise en avait conclu que nous n'avions pas compris le besoin. Beaucoup d’entreprises gardent encore en tête le prix des projets dans l’ancien mode et – paradoxalement dans un contexte économique tendu, se méfient de ce qui coûte moins cher. Rappelez-vous qu’avec Microsoft 365, l’échelle du temps et de l’argent est différente.


Accepter un nouveau positionnement de la DSI : dans le cadre d’un projet intranet, lorsque j’explique à la DSI que je n’aurai besoin d’eux uniquement que pour cliquer sur quelques boutons dans la console SharePoint, ça coince. La DSI a toujours été au centre des projets intranet parce qu’un intranet, c’était des développeurs, du code, de l’hébergement et des mises en production sur des serveurs internalisés, etc. Sur le seul sujet de l’intranet, l’approche est radicalement différente, mais c’est aussi vrai pour des réalisations avec la Power Platform. Sur ces sujets, la DSI doit se réinventer et trouver sa place pour accompagner ces projets directement ou indirectement au sein de l’entreprise.


Accepter une autre vision du marché : sachez-le, les vraies expertises sur Microsoft 365 sont rares. Les "stars" sur ces sujets sont des profils très particuliers qui acceptent très rarement d’être des ressources anonymes noyées dans de grands groupes de consulting, aussi prestigieux soient-ils. Sur ce marché relativement nouveau, les petites structures comme Abalon attirent les passionnés et spécialistes qui se retrouvent ensemble autour d’un centre d’intérêt commun.


Se faire accompagner efficacement, c’est aussi accepter une autre vision du marché et accepter d'aller chercher les vraies expertises où elles se trouvent réellement.




Mots-clés :