L'une des causes des échecs du déploiement des outils et usages digitaux dans les entreprises, c'est qu'il n'y a pas (ou trop peu) d'accompagnement à l'intégration de ces nouveaux usages et outils dans le quotidien concret des équipes. Généralement, cet accompagnement se limite à des formations aux outils (savoir où cliquer, comprendre les fonctionnalités). Mais savoir utiliser un outil n'implique pas forcément savoir l'intégrer dans le quotidien.
Pour l'intégrer dans le quotidien, il faut repenser le "scénario" de travail des équipes. Il faut réexpliquer comment réaliser telle ou telle opération dans un nouveau mode, impliquant les outils du digital agencés d'une certaine manière.
Cela implique au préalable de faire un petit travail d'architecture collaborative (j'en parle dans ce billet) au préalable, et de construire des dispositifs digitaux qui peuvent être (si on parle de ceux d'Office 365) des équipes Teams, des groupes Yammer, des sites SharePoint, ou autres solutions.
Si on ne repense pas le scénario, les nouveaux outils vont s'ajouter aux anciens. Les collaborateurs essaieront de faire "comme d'habitude", mais avec les outils digitaux en plus, ce qui va réduire leur efficacité au lieu de l'améliorer et donner une image très négative du digital interne.
J'accompagne GRTgaz depuis plusieurs années sur ces sujets, au travers d'une petite équipe "digital Working" qui met en oeuvre ma propre méthode d'accompagnement du même nom (cliquer ici) née de mon expérience.
Le pôle comptabilité, fiscalité et trésorerie de GRTgaz est le bon exemple de ce qu'il faut faire pour permettre au digital de s'intégrer au cœur de l'activité. Grâce à l'accompagnement digital working, les processus sont réinventés avec les solutions d'Office 365 pour apporter plus d'efficacité. C'est ce que Stéphane HAREAU, manager de cette structure, nous explique dans cet article.
Stéphane Hareau, pouvez-vous nous présenter votre parcours professionnel en quelques mots ?
Expert-comptable de formation, j’ai 25 ans d’expérience dans différents métiers de la finance, de la gestion, de l’audit, de la comptabilité et de la fiscalité au sein de plusieurs sociétés. Actuellement je suis Responsable du Pôle comptabilité, fiscalité et Trésorerie de GRTgaz, société de transport du Gaz en France.
Le Pôle comptable dont je suis responsable est constitué de 3 équipes, de 46 personnes au total, que sont :
Le Département Production Comptable constitué de 35 personnes, qui couvre les processus de Comptabilité fournisseurs, Immobilisations, Clients, Frais de personnel et Fiscalité locale. Ces personnes sont sur plusieurs sites en France : Lyon / Paris / Rouen / Lille / Nancy / Angoulême.
Le Département Mission de Synthèse, présentation des Comptes et déclarations fiscales constitué de 7 personnes localisées à Bois-Colombes. Ce département a en charge la Doctrine comptable et fiscale, la clôture comptable, la présentation des comptes et l’établissement des déclarations fiscales. Il gère également les relations avec les parties tierces telles que les commissaires aux comptes, l’administration fiscale et les Douanes.
Le Département Trésorerie. Cette équipe constituée de 3 personnes, localisées à Bois-Colombes, suit et gère la trésorerie opérationnelle de GRTgaz.
Pourquoi avez-vous lancé une transformation digitale de vos équipes ? Dans quel but ?
Au sein de notre organisation, en raison d’une présence sur plusieurs sites géographiques de mes équipes, tous les comptables n’avaient pas le même niveau d’information ou n’avaient pas accès facilement et immédiatement à toute l’information utile à leur activité.
Le Pôle Comptable est garant de la bonne application et de la bonne diffusion des règles comptables et fiscales. Le Pôle comptable est aussi producteur des comptes et de nombreux échanges et partages de données sont nécessaires pour arriver à cette finalité, avec des personnes tierces externes ou internes à GRTgaz. La digitalisation de nos processus a de très nombreux avantages :
Harmoniser et homogénéiser nos pratiques.
Accéder immédiatement et facilement à l’information utile pour tout le monde
Faciliter la collecte d’information pour justifier les comptes de GRTgaz et notamment vis-à-vis de l’administration fiscale, des commissaires aux comptes et du Contrôle Interne Financier.
Ne plus être dépendant d'une organisation ou d'une personne. Jusqu’alors l’absence d’un comptable pour diverses raisons mettait sous tension nos processus : risque de payer les factures fournisseurs hors délai, retard de comptabilisation de la mise en service des immobilisations. Grâce à la digitalisation de nos processus, il devient facile de répartir les taches de travail entre les comptables.
Aujourd'hui, qu’est-ce qui est mis en place, et quels sont les gains que vous constatez ?
La porte d’entrée de cet espace digital est un intranet SharePoint architecturé selon nos 6 processus métiers. La réflexion autour de nos processus, nous a conduit à utiliser la palette d’outils disponibles via Office 365, qui nous permettent d’aller au-delà de ce que nous faisions jusqu’alors.
Ce dispositif digital permet d’avoir un espace unique à la place des espaces partagés (serveurs de fichiers) et des échanges de mails. Nous avons construit notre espace digital autour de nos différents processus. La première brique active de ce dispositif digital a été la brique "Immobilisation".
Grâce à la mise en place de la transformation digitale du Pôle Comptable, nous avons gagné en efficacité, réactivité et pertinence dans nos échanges. Ce dispositif digital permet d’avoir un espace unique à la place des serveurs de fichiers et des échanges de mails. Il nous a permis également d’y associer des Tableaux de Bords (qui se basent sur des outils tels que Power BI), des monitorings de processus (via des fonctionnalités de SharePoint).
Comment est venue l’idée de cette transformation digitale et comment est-ce que cette transformation s’est déroulée ?
Au départ, je dois avouer que je n’avais pas la moindre idée de ce que la transformation digitale pouvait apporter à mon métier. J'ai découvert les opportunités lors d'une réunion de sensibilisation à Yammer animée par Christophe Coupez, en 2016.
C’est ensuite grâce à une acculturation de mes équipes grâce à divers ateliers que nous avons entrevu les diverses possibilités que pouvaient nous offrir ces outils digitaux. L’intérêt de la transformation digitale est devenu progressivement évident. Mais ce déclic ne serait pas produit sans un accompagnement fort de la DSI de GRTgaz et des équipiers en charge de la transformation digitale de GRTgaz.
L’acculturation aux outils digitaux ne suffit pas pour transformer un métier comme le métier de comptable. La transformation digitale est une vraie conduite du changement et modifie profondément le métier des comptables.
L’équipe Digital Working mise en place chez GRTgaz est venue « s’immerger » dans les équipes comptables pour en comprendre le fonctionnement. Les ateliers de conception ont permis de dessiner une solution en mode agile, sans aucun cahier des charges en amont pour décrire nos besoins.
Aux autres managers qui vous lisent aujourd’hui et qui seraient tentés par l’aventure, quels conseils donneriez-vous que pour cette démarche fonctionne ?
Le premier conseil que je donnerai est d’oser :
oser vouloir faire autrement,
oser repenser certains processus métiers,
oser confier aux personnes de ses équipes selon leur compétence et appétence cette transformation.
Il ne faut pas mettre de frein à la transformation digitale. Il faut avoir en tête que la transformation digitale demande du temps et que la clef du succès est d’y croire. Votre rôle en tant que Manager est fondamental. L’impulsion vient de vous. Il faut accompagner vos équipes à cette transformation. Votre implication est fondamentale.
L’autre clef de succès à la transformation digitale est le nécessaire accompagnement à votre projet par une équipe experte sur ces sujets et ces outils. L’expérience et l’expertise de la Digitale Team de GRTgaz nous a fait non seulement gagner un temps précieux, mais aussi surtout nous a aiguillé sur la bonne route pour votre métier.
La solution et le chemin vers la transformation digitale de votre métier, n’est pas unique. Il se peut que la solution retenue, dans un premier temps, ne soit pas la bonne. Et donc il ne faut pas avoir peur de se tromper. L’avantage de la transformation digitale est qu’elle est souple et évolutive. C'est le message que je ne cesse de donner à mes équipes.
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