A chaque début de mission, il est important pour moi de « sentir » rapidement la facilité ou encore la difficulté qu’aura l’entreprise à « se mettre en mouvement* » pour que la magie de Microsoft 365 puisse opérer. * merci David Porcheron (COVEA) pour cette expression (à lire son interview)
Des indices pour "prendre la température"
J'ai plusieurs indices qui me permettent de "prendre la température" et bizarrement, les masques PowerPoint en font partie. En effet, lorsque j’interviens dans une entreprise, très rapidement je produis des supports que je réalise le plus souvent avec PowerPoint : ce sont des supports de présentation ou des documents de réflexion.
Pour produire des documents aux couleurs de l’entreprise, je demande donc logiquement à mon client de me fournir ces fameux « masques PowerPoint d’entreprise » que tous les collaborateurs doivent utiliser. Cette requête d'apparence toute simple est pleine d’enseignement sur l’entreprise et son appétence aux changements.
Où sont vos masques PowerPoint d'entreprise?
Dans un tiers des cas mon interlocuteur à cette phrase : « bon, alors, où sont ces foutus masques? ». Je suis sensible à ce détail qui dénote déjà un petit souci d’intranet ou de positionnement de l'intranet au sein de l'entreprise.
Dans l'intranet de notre entreprise Abalon, par exemple, il suffit de taper « masque » ou « PowerPoint » pour être immédiatement dirigé vers la page de l’intranet qui explique les règles en matière de charte graphique, logos et masques de support de présentation.
Quel est le format de vos masques ? Format 4:3 ou 16:9 ?
Lorsque le fichier PowerPoint m’est communiqué, je l’ouvre toujours avec une certaine fébrilité : j’ai toujours hâte de voir le format car c'est une grande source d'enseignement.
Ce que j’appelle le format d’un PowerPoint c’est le ratio entre la hauteur de page (en pixels ou en centimètres) et sa longueur. Le format 16:9 (lire seize neuvième) correspond au format de votre écran de télévision qui trône dans votre salon s’il est un tantinet moderne.
Le format 4:3 (lire 4 tiers), c'est l’ancien format des écrans. C'est le format de nos vieux écrans de télé ou de nos vieux moniteurs d'ordinateurs.
La différence entre les deux formats est énorme mais ce n'est pas une affaire de dimension : c'est plutôt une histoire d'espace-temps ! Plus de dix ans séparent ces deux formats ! Or peut-on parler d'avenir, de digitalisation, de transformation, de modernisation des outils et méthodes de collaboration en utilisant des masques PowerPoint au format obsolète depuis plus de 10 ans?
J'estime que dans seulement un quart des cas seulement, le format est bien en 16:9. Mais dans la majorité des cas, ce sont des masques au format 4:3 qui me sont fournis ce qui donne d'emblée à l'entreprise un côté vieillot. Je prends alors systématiquement l'initiative personnelle de transformer le masque pour faire mes présentations en 16:9. Ce qui ne se fait pas sans mal.
Est-il possible de moderniser le masque PowerPoint de votre entreprise ?
Quand je prends l'initiative de changer le format pour transformer le masque 4:3 en masque 16:9 avant de les utiliser, ce n'est pas innocent. En fait, les réactions m'intéressent. Souvent, il n'y a pas vraiment de réaction, ou au contraire, on me remercie d'y avoir pensé : c'est de bon augure pour la suite.
Mais dans certains cas, la réaction est plus viscérale : je comprends alors que le masque PowerPoint est une sorte de totem dans l'entreprise qu'il ne faut pas toucher. Ce masque est au format 4:3 depuis que PowerPoint existe (30 ans) et changer cet état de fait, c'est toucher aux fondamentaux de l'entreprise. Parfois, on me demande même de changer mes slides pour revenir au format 4:3 de peur de remous internes.
Cette réaction est inquiétante pour la suite de la démarche, car déployer Microsoft 365, modifier la manière de communiquer, de partager et de collaborer dans l'entreprise, croyez-moi, c'est autrement plus profond que de moderniser le format des masques PowerPoint. Si le format des masques est un totem intouchable, nul doute qu'il y aura d'autres totems inviolables dans tous les recoins de l'entreprise qui seront autant d'obstacles au changement.
C'est le cas par exemple quand je recommande aux utilisateurs de Teams de se choisir "un logo" pour illustrer leurs équipes Teams : certains interlocuteurs sont embarrassés car ils m'expliquent que tout doit être validé par la Direction de la Communication interne et qu'ils ne se sentent pas le courage d'aller les solliciter.
Quand j'entends ça, je suis moi-même d'avance découragé parce que je devine d'emblée que toutes les postures que je vais pousser pour permettre à Microsoft 365 de donner tous son potentiel vont se heurter à des murs en béton armé.
Ce qu'il faut en retenir
On ne s'imagine pas le nombre d'obstacles que les entreprises s'imposent, parfois pour des raisons que tout le monde a oublié ou qui n'ont aucun fondement. Je parle ici des masques PowerPoint en format 4:3 mais il existe une multitude de blocages du même acabit.
Nous sommes aujourd'hui dans un monde qui bouge à toute vitesse. L'objectif n'est pas de faire n'importe quoi mais de s'adapter vite au contexte, et de s'adapter à notre temps.
Adapter le format de vos masques PowerPoint, mine de rien, c'est un premier pas vers d'autres évolutions autrement plus profondes pour l'entreprise en général, et pour la Direction de la Communication Interne en particulier, comme le déploiement d'un Réseau Social d'Entreprise, le déploiement des solutions collaboratives (Teams, etc) et la mise en place d'un nouvel intranet moderne qui sera la clé de voûte de l'ensemble.
Alors, dites-moi... Dans votre entreprise, vos masques sont en 4:3 ou en 16:9 ?