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La digitalisation de l'AFM Téléthon avec Teams et Office 365

December 3, 2018

Le 20 novembre 2016, David Bidaubayle, ambassadeur et évangéliste digital chez l'AFM téléthon à titre bénévole nous expliquait la digitalisation des 5000 bénévoles avec Office 365 dans le cadre d'une interview. L'année suivante, David nous donnait des nouvelles de la démarche dans une seconde interview.

 

David Bidaubayle, bénévole Téléthon, évangéliste digital Office 365

 

Aujourd'hui, à l'occasion du lancement du Téléthon 2018, David nous fait un bilan de l'année 2018 du déploiement de Teams et nous livre le détail de son approche.

 

Avant de lui laisser la parole ci-dessous pour le récit de son expérience, je voulais en tirer plusieurs conclusions :
 

  • la réussite d'une démarche tient très souvent à la pugnacité d'un évangéliste interne (un pur profil Gig minset comment dirait Jane Mcconnel) qui développe une incroyable énergie pour convaincre. En l’occurrence ici, il s'agit de David Bidaubayle.
     

  • la réussite tient également à plusieurs concours de circonstances qu'il faut savoir exploiter au maximum. David a su le faire pour insérer dans des réunions des présentations de ses outils. Dès qu'il a trouvé des occasions de sensibiliser, de démontrer, de convaincre, il les a exploitées. Il a joué son rôle d'évangéliste au maximum des possibilités. Mais encore une fois : c'est une sacrée énergie qu'il faut déployer.
     

  • Il ne faut jamais abandonner face aux avis contraires, aux personnes qui freinent ou qui proposent des idées opposées. Si vous êtes convaincus par l'intérêt de vos solutions, et si vous savez les expliquer, vous réussirez à les faire adopter. Mais il faut (vraiment) savoir en parler : c'est ce qui pêche dans beaucoup d'entreprise.
     

  • Il faut commencer petit pour faire grand. David a su commencer par évangéliser sa région. Il a fait de ces premiers utilisateurs des "ambassadeurs" convaincus qui ont pu ensuite démontrer avec lui l'intérêt de l'outil. Car si la parole d'un évangéliste peut être mise en doute, celle des utilisateurs directs, beaucoup moins.
     

  • Les vidéos sont un support idéal pour accompagner les utilisateurs. Vous verrez dans son témoignage deux vidéos très intéressantes réalisées par David et partagées dans Teams et dans Stream.


Je finirai par une petite note d'auto satisfaction. En intégrant le texte de David, j'ai découvert qu'il avait tiré son inspiration de plusieurs éléments postés dans mon site, principalement une vidéo, et le retour d'expérience de Christophe LAIGLE de La Poste qui avait témoigné en avril 2018 dans mon site (cliquer ici).

 

C'est le but de ce site que de vous aider, et si cela a pu aider le Téléthon dans sa manière de collaborer, l'objectif est doublement atteint !

 

IMPORTANT Si David est mobilisé bénévolement dans le Téléthon depuis de nombreuses années c'est en mémoire de son petit garçon emporté en 2007 d’une amyotrophie spinale infantile de type 1. Chaque année depuis 12 ans, il essaie de récolter le plus de dons lors des Téléthons, au travers d'une page officielle du site de dons du téléthon, consacrée à son fils. Bref, si vous aviez l'intention de donner pour le téléthon 2018, n'hésitez pas à le faire au travers de sa page en cliquant ici.

 

 

 

Je laisse désormais la parole à David BIDAUBAULE qui nous raconte de l'intérieur son approche du déploiement de Teams au sein de Téléthon

 

David Bidaubayle :

2018 restera assurément une année où il s’est passé beaucoup de choses autour du digital et du Téléthon. On peut dire globalement que tout le groupe AFM-Téléthon (composé en quelque sorte de multiples entités : coordinations, délégations, services régionaux, laboratoires, chercheurs, salariés, etc…) se lance aujourd’hui dans un très vaste programme général de transformation digitale avec quelques salariés 100% dédiés à ce programme.

 

Néanmoins côté Téléthon, tout se passe un peu à part, et de manière autonome, grâce à l’élan insufflé par quelques bénévoles dont je fais partie. Aujourd’hui, on pourrait même dire que nous sommes la locomotive en tête du train, et que nous sommes en avance sur l’ensemble des entités.


Je pourrais même ajouter que nous avons pris un virage à 180°. En tant qu'évangéliste, j'ai été le moteur de ce changement : d'où l'importance dans ces démarches d'avoir un évangéliste passionné qui puisse proposer une direction et donner un certain rythme. J'ai été rejoint très vite par d’autres bénévoles convaincus qui m’ont ensuite fortement aidé à lancer le TGV.

 

Mais de quel changement je parle? Il s’appelle tout simplement Microsoft Teams !


Je dois avouer qu’il y a eu également un concours de circonstances qui ont bien aidé, avec l’appui totalement inconsciemment de l'auteur de ce site http://www.digital-inside.fr dans lequel je m'exprime aujourd'hui, et dont nous reparlerons dans la suite de ce témoignage.


D'abord transformer la collaboration de notre région du Grand Sud Ouest

 

Teams était arrivé dans notre offre associative d’Office 365. Je voulais que l’équipe régionale du grand Sud-Ouest (23 équipes départementales) à laquelle j’étais rattaché soit encore plus digitale qu’elle ne l’était dans sa collaboration à distance.

 

A l'occasion d'une réunion j'ai pu consacrer une demi-journée à former toute l’équipe très rapidement à Teams et Forms, et une mini initiation/sensibilisation à Planner (à poursuivre en 2019). Teams a beaucoup plu à l’équipe. Nous avons lancé la démarche au cours des semaine et mois qui ont suivi. 

 

Pour cette équipe Sud-Ouest, avec Teams, tout a changé :

  • pratiquement plus de mails, nous avons structuré l’équipe Teams en canaux par missions et fonctions occupées dans l’équipe, et nous utilisons ainsi les conversations d’équipe dans les canaux appropriés selon les sujets

  • nous faisons attention de définir un titre de sujet dans les conversations pour les structurer au sein d’un même canal

  • nous utilisons les conversations privées pour des choses plus personnelles, ou en comité restreint

  • nos réunions Skype ont basculé vers des réunions Teams

  • nous avons tous aussi installé Teams sur nos smartphones, pour être avertis en temps réel, être plus réactifs, et parfois même participer en déplacement dans notre voiture à des réunions

  • nous collaborons sur des formulaires Teams pour des sondages/enquêtes à destination de toute notre région

  • et enfin nous partageons intelligemment tous nos documents dans l’espace Fichiers (Sharepoint) des différents canaux et sous-répertoires créés

L’adoption s’est faite très vite, aucune réticence, aucun frein, que du positif !

 

Le retour d'expérience inspirant de La Poste

 

En avril 2018, l'auteur de ce site Digital Inside et ami, Christophe Coupez, a publié sur son blog « Digital Inside » le témoignage d'un des acteurs de la conduite du changement du groupe La Poste, qui expliquait les problèmes rencontrés dans son groupe avec Office 365 :

  • des salariés résistants au changement et qui se sentent bien avec leurs emails

  • Office 365 qui a beaucoup trop d’applications, ce qui leur fait peur

  • Un écosystème très large et qui nécessite beaucoup de formations, etc.)

  • L'annonce d'avoir pris un virage à 180° non seulement en lançant Teams au sein de son groupe, mais en le plaçant au centre de tout leur environnement digital, puisque un tas d’outils comme Forms, Planner, Sharepoint, Skype peuvent être combinés de manière quasi transparente dans une équipe Teams.

A l'occasion d'une journée consacrée au Digital pour les bénévoles du Téléthon, j'ai eu l'occasion d'exposer mon avis sur le choix des outils : Teams plutôt que le mail. Je me suis appuyé sur une présentation générale et sur le témoignage publié sur le cas de La Poste.

 

J'ai pu démontrer que nous avons les mêmes analyses, les mêmes statistiques de non-adoption, les mêmes problèmes, les mêmes ressentis dans les équipes de bénévoles, etc.

 

Puis j'ai abordé les avantages et fonctionnalités de Teams, et comment dans notre équipe régionale Sud-Ouest nous avons opéré ce changement et transformé avec réussite notre façon de travailler. Cette présentation a convaincu et nous avons pu passer à l'étape suivante.

 

A l'occasion de la nouvelle organisation chez Téléthon

 

La Direction Réseaux et Opérations du Téléthon avait décidé d’organiser début Juillet un séminaire sur 2 jours avec les quelques bénévoles équipiers régionaux, les Responsables Réseaux des régions, et quelques salariés, pour évoquer une nouvelle organisation.

 

Le programme du séminaire était très chargé, mais rapidement quelques questions pointaient à l’horizon : comment allait-on communiquer dans cette équipe, partager les informations et documents, travailler ensemble ?


La première demi-journée, chacune des sept régions devait exposer son organisation, sa façon de travailler, et les outils utilisés au sein de l’équipe. Ayant appris par avance que nous allions avoir l'occasion de nous exprimer, j'avais préparé en amont une présentation bien travaillée, avais demandé à mes coéquipiers Sud-Ouest d’être avec moi le porte-parole de cette nouvelle manière de collaborer. 


J'ai ainsi pu présenter notre mode de fonctionnement avec Teams, un outil dont personne dans l'assistance n’avait encore entendu parler. Exercice d'autant difficile que la plupart ne souhaitait utiliser que le mail + SharePoint tandis que d'autres étaient ouvertement opposés à office 365.

Alors quand le lendemain la question s’est vraiment posée de savoir comment on allait pouvoir communiquer entre nous, la solution Teams s'est imposée d'elle-même. 
Et voilà, comme au rugby, l’essai était à présent marqué, il ne restait plus qu’à le transformer…

 

Lancer la transformation à plus grande échelle avec Teams


A part la petite équipe Sud-Ouest, toutes les autres régions partaient de zéro. Il a fallu créer et structurer cette équipe Teams, et surtout former tout le monde. Cela a été ma mission, jusqu'à la fin de l'été.


J’ai profité de l’été et des vacances pour développer un site web de formation sur Teams, et surtout pour produire 3 vidéos d’e-learning à la fois sur Teams mais aussi globalement sur la méthode de collaboration d’équipe, avec des use-cases Téléthon, en m’inspirant d’une vidéo créée par l'auteur de ce site, Christophe Coupez, et des tutoriels officiels de Microsoft.

 

Exemple de vidéo de présentation de Teams par David Bidaubayle
inspirée de la vidéo postée sur ce site : cliquer ici

Une très bonne vidéo pour comprendre le fonctionnement de Teams, par David Bidaubayle

 

L’idée était qu’en moins de 30 minutes tous les bénévoles soient en mesure de comprendre la méthode et la prise en main de l’outil :

  1. Introduction à la collaboration d'équipe avec Teams

  2. Lancer-Installer Teams - Rejoindre 1 équipe

  3. Prise en main de Microsoft Teams

Et j’ai lancé le tout comme convenu à la rentrée des classes.
Essai transformé ! Le succès a été fulgurant !


En plus de l’équipe nationale, chaque région a voulu créer sa propre équipe Teams, et les équipiers nationaux basés en région sont aux anges d’utiliser un outil aussi facile et performant. Les salariés s’y sont mis aussi, même ceux qui n’étaient pas présents au séminaire. 


Là aussi, pas de réticence particulière, ni frein, grâce aux tutoriels et le bouche à oreille des premiers évangélisateurs, l’adoption de Teams se fait très vite. Depuis quelques semaines Teams est privilégié pour des réunions de projets, pour des réunions avec des partenaires ou avec les Lions Clubs, etc…

 

Lancement d'autres équipes transversales
et besoin d'une gouvernance


Nous avons également lancé quelques équipes transversales : cela représente un besoin énorme pour notre association de bénévoles éparpillés sur tout le territoire.

 

Mais nous n’avons pas encore lancé Teams dans les équipes départementales, exceptées à la demande de quelques grosses équipes. Le succès est tel, qu’avec le lancement du Téléthon 2018, nous sommes à présent un peu obligés de freiner les bénévoles et les créations de nouvelles équipes. 

 

Nous allons début 2019 devoir réfléchir à nouveau sur notre stratégie, car le risque actuel et la tendance que nous observons, c’est d’exploser l’espace de stockage qui nous est alloué, ce qui n'est pas envisageable.


 

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