Aborder Office 365 comme une démarche d'entreprise et non comme un projet IT

Plus j'accompagne les entreprises dans le déploiement d'Office 365, et plus je suis convaincu que l'angle que l'on donne dès le début pour réussir ce challenge est primordial. Et prendre le bon angle ne coûte pas plus cher, ni ne prend pas beaucoup plus de temps.

Le plus difficile dans mes missions est de réussir à faire décoller le sujet d'un simple projet DSI classique, pour atteindre l'altitude d'une démarche d'entreprise, qui implique toutes les grandes directions de l'entreprise, comme je l'explique dans ce précédent billet consacré à l'implication de tout le CODIR.

Pour autant, aborder Office 365 sous cet angle réducteur n'interdit pas des succès auprès des équipes. Ouvrir les outils d'Office 365 sans stratégie ni implication du CODIR ne signifie pas l'échec assuré. Vous allez rencontrer quelques succès d'estime auprès des early adopters les plus réceptifs et auprès des managers les plus innovants.

Par contre, je vous prédis des difficultés pour généraliser l'adoption, la rendre homogène et pérenne partout dans l'entreprise, déployer rapidement et faire tenir sur la durée. Et vous allez louper pas mal de gains, parce que les conditions pour un fonctionnel optimum ne seront pas réunis.

Pour le dire autrement, sans démarche d'entreprise, vous allez rester dans du déploiement d'outil en mode "test and learn", avec quelques réussites qui dépendront de la bonne intelligence de quelques personnes bien câblées.

J'ai cherché longtemps les arguments pouvant démontrer pourquoi le déploiement d'Office 365 est une démarche d'entreprise, et non pas un projet simple d'outils.

J'ai réfléchi aux efforts à ce qui pouvait caractériser un projet. Par exemple, est-ce que votre projet est de nature à… :

  • changer la culture d'entreprise (exemple apporter plus de prise d'initiative dans une entreprise très "verrouillée" sur ce sujet)

  • modifier massivement les habitudes de travail (exemple, modifier la manière de partager l'information, de stocker les données, pour tous les collaborateurs, etc)

  • nécessiter de la formation et de l'accompagnement (la formation à l'outil, et l'accompagnement à son intégration dans le quotidien de travail, ce qui est quelque chose de plus profond que de la simple formation)

  • apporter des gains de productivité dans toute l'entreprise (exemple, en permettant de digitaliser des processus jusque-là manuels, ou en réduisant la charge de travail parce qu'on simplifié les échanges)

  • modifier les organisations des équipes (exemple, revoir les missions de certains collaborateurs, dont les tâches changent avec l'apport de l'outil)

  • modifier les processus internes (exemple, simplifier des processus pour les digitaliser)

  • modifier les rapports entre les collaborateurs, et avec l'entreprise (exemple, par la transversalité des échanges, réduire les niveaux entre chaque collaborateur, mais aussi entre chaque collaborateur et le management, …)

  • changer les postures (exemple, être plus agile, plus pragmatique, oser prendre des initiatives, faire des essais…)

  • nécessiter l'implication des principales directions comme les Ressources Humaines, de la direction de la communication interne (exemple, modifier le circuit d'arrivée des nouveaux collaborateurs, accompagner les managers, …)

  • nécessiter l'exemplarité managériale (les managers doivent être nécessairement utilisateurs de la solution pour que le projet réussisse)

Une fois ces critères posés, j'ai essayé de mettre des "notes" pour doser le poids de chacun de ces critères sur différents projets. Commençons par le projet de déploiement de nouveaux outils bureautiques.

Déployer une nouvelle version de Word, Excel, Powerpoint

Le grand malheur de la suite logicielle collaborative de Microsoft est de porter le même nom que la très célèbre suite Bureautique de l'éditeur. De sorte qu'il peut arriver dans certains cas, que le déploiement d'Office 365 soit assimilé parfois dans les esprits de personnes non averties comme un projet de même niveau d'importance que le déploiement des nouvelles versions des outils bureautiques.

Déployer les nouvelles versions d'Office, Word, Excel, … est un projet important pour les utilisateurs, mais il n'est pas non plus stratégique pour l'entreprise.

Il y a certes des impacts (on pense par exemple aux fameuses macro Excel des "shadows IT"), mais l'ampleur du projet n'est tout de même pas du niveau CODIR. Voyons ce que donne le radar des différentes notes sur les critères :

Déployer un nouvel ERP

L'ERP est souvent le poumon de l'entreprise. Par ce progiciel passe le business de la société, souvent la gestion de la paie, la compta, parfois la logistique. C'est donc un projet majeur qu'il ne faut pas louper.

Pour autant, à quelques exceptions près, un nouvel ERP n'est pas de nature à bouleverser complètement la culture d'entreprise, ou les relations entre les managers et leurs collaborateurs. Du coup, le radar des différentes notes donne à peu près cela :

Déployer Office 365

Pour Office 365, c'est une autre histoire. Comme j'ai pu l'aborder dans mes différents billets (celui-ci par exemple), Office 365 est de nature à bouleverser les relations au sein de l'entreprise. Il faut accompagner les managers (et les dirigeants) à cette transformation, au risque de voir se développer des "anti corps", comme je l'explique dans cette vidéo.

Par exemple, Yammer & Teams sont de nature à modifier profondément les rapports entre les collaborateurs, en apportant plus de fluidité dans les échanges et en permettant aux collaborateurs de prendre la parole, de proposer des idées (cliquez ici pour voir un exemple).

Certaines sociétés utilisent mêmes les usages d'Office 365 pour faire "bouger" leur culture d'entreprise : réduire le verrouillage des équipes, donner la parole aux collaborateurs, etc.

En utilisant les capacités des outils Office 365, il est possible de digitaliser des processus (cliquez ici pour en savoir plus), et donc de modifier les règles internes. La digitalisation d'une direction peut également nécessiter de revoir les organisations (cliquez ici pour en avoir un exemple).

Enfin, pour un déploiement rapide, pérenne, profond, il faut nécessairement impliquer les directions clés dans la démarche, comme les RH, la com interne, parce qu'elles ont une responsabilité et des actions à réaliser. Cliquez ici pour en savoir plus.

Bref, le radar, de ce fait, est beaucoup plus large :

Déployer Office 365 n'est pas un projet IT mais une démarche de niveau "entreprise"

Déployer Office 365 n'est pas un projet, mais une démarche, parce qu'en réalité, il n'y a pas de fin connue aux efforts à apporter pour accompagner les collaborateurs. Et cela, pour plein de raisons.

La principale raison c'est que les collaborateurs auront toujours besoin d'un peu d'explications et d'accompagnement, certains plus que d'autres, et certains pendant plus longtemps que d'autres.

Mais surtout, les outils évolueront sans cesse dans le temps et avec eux les usages qu'ils rendent possibles. Mais plus encore, l'entreprise, son organisation, ses collaborateurs vont évoluer également, et pour suivre ces évolutions, le dispositif devra s'adapter.

C'est enfin une démarche "de niveau entreprise" avec tout ce que cela implique (implication du CODIR, etc), parce que les impacts sont partout dans l'entreprise, touchent tout le monde, et représentent des enjeux majeurs en termes d'efficacité opérationnelle et insufflateur de nouvelles postures propres à transformer l'entreprise en entreprise du 21ième siècle.

Comme je le disais au début de ce billet, appréhender un tel sujet sous ce bon angle ne coûte finalement pas plus cher. Cela coûte juste de l'implication de la part des principaux responsables de l'entreprise, et de l'attention. Mais déclencher cette prise de conscience est le point le plus important et délicat du projet.

Vous voulez en savoir plus sur ce sujet et être accompagné ? Découvrez les services que je peux vous proposer en découvrant ce Sway. N'hésitez pas à me contacter via ce formulaire ou en vous connectant avec mon compte LinkedIn.

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