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7 conseils simples pour bien lancer votre réflexion sur le digital interne d'entreprise

March 26, 2018

Plus j’accompagne des entreprises (petites PME ou grands groupes), plus j’identifie ces petites choses qui font que je pressens si une entreprise réussira facilement sa transformation digitale interne, ou pas. Et tout se passe souvent au lancement de la réflexion, avant même d'aborder le déroulement des premières actions concrètes. 


Encore faut-il savoir ce qu’on entend par « transformation digitale interne », car tout le monde a sa petite idée en fonction de ses connaissances, de ses compétences, de sa maturité. 


C’est quoi la transformation digital interne ? 


Pour certains, ça se résume à acheter des licences Office 365, à brancher l’entreprise dessus, à faire quelques sessions d’information / formation, et à lancer les outils dans les équipes.  


Pour moi, la transformation digitale interne va bien au-delà des outils : il s’agit de réinventer la manière de collaborer, de partager, de travailler, en exploitant les nouveaux usages que ces outils offrent. Tout simplement parce que travailler digital, c’est complètement différent que de travailler « à l’ancienne » avec le mail et le serveur de fichiers. 


Et ça va encore bien au-delà : au travers de ces usages, c’est surtout transformer certaines postures dans l’entreprise, c’est moderniser les relations entre les collaborateurs / leurs managers / la direction, c’est insuffler l’agilité et le pragmatisme, c’est donner un coup d’accélérateur interne dans la collaboration (décisions plus courtes, etc). Bref, c’est dépoussiérer l’entreprise et se mettre en capacité de passer d’une entreprise de la fin du 20ième siècle à une entreprise du 21 ième siècle, dans tout ce que cela sous entend.


Ce n’est pas Office 365 qui permet d’aboutir à ce résultat, mais ce sont les usages proposés par les outils d'Office 365 qui rendent cette transformation possible, et qui permettent en tout cas d’en faciliter la transition. 


Des entreprises me missionnent pour obtenir précisément ce résultat parce qu’elles savent que dans un monde ultra concurrentiel avec des secteurs entiers « ubérisés » en quelques mois, et dans un monde qui évolue à toute vitesse (les technologies, les clients, …), une entreprise ne peut pas rester dans un mode de collaboration et dans des postures qui sont hérités des années 90.  


Quand le cœur du monde extérieur bat à 200 pulsations minute, le cœur de votre entreprise ne peut pas continuer à battre à 50 pulsations minute sans que personne ne se pose de question. Et le digital interne, c’est l'un des moyens pour augmenter le nombre des pulsations sans risquer l’infarctus. 

 

D'autres entreprises par contre, veulent bien des outils digitaux parce qu'elles ont acheté les licences (pour montrer aux actionnaires qu'elles sont modernes), mais dans l'idéal, elles voudraient ne rien changer autour.

 

Autrement dit, elles veulent bien faire différemment mais à la condition de faire pareil. C'est dans ces entreprises que vous allez trouver le plus grand nombre d'échec de la transformation digitale. Tout simplement parce que vous ne pouvez pas travailler avec des outils révolutionnaires sans accepter de révolutionner la manière de travailler.  

 

Voici donc quelques réflexions et conseils issus de mon expérience pour bien démarrer votre rélexion du lancement de votre transformation d’entreprise (digitale et au-delà).  

 


 

Conseil #1 : soyez curieux ! 

 

Certaines entreprises sont curieuses : elles cherchent à explorer, à tester, à comprendre. D’autres sont hermétiques au sujet et ne veulent rien savoir des opportunités apportées par la transformation digitale interne.

 

Souvent cela relève souvent de la posture dogmatique, de la même manière que certains décident, par conviction, de ne jamais mettre les pieds dans les Réseaux Sociaux de type Facebook ou Twitter, mettant en avant les dérives au lieu de regarder toutes les opportunités.

 

Pour moi qui suis témoin au quotidien des gains que les outils d'Office 365 apporte aux entreprises de toutes tailles, c'est une position toujours très étonnante.

 

Souvent, je repense au désespoir de mes glorieux prédécesseurs qui avaient pour mission, dans les années 90, d’expliquer aux entreprises l’intérêt d’une messagerie interne, et leur frustration face à certaines d’entre elles qui n’étaient pas même intéressées par découvrir ce que cet outil révolutionnaire pouvait apporter.

 

Refuser la messagerie dans les années 90 nous fait sourire aujourd'hui, mais ne se poser aucune question face à la révolution digitale interne, relève d’une posture très similaire

 

La taille de l’entreprise n’est pas un critère et la curiosité sur les opportunités n’est pas l’apanage des grands groupes aux moyens financiers conséquents. Bien au contraire. 

 

Je viens par exemple de passer tout ce jeudi 22 mars à présenter le sujet global de la transformation digitale à la petite équipe DSI d’une entreprise de moins de 200 personnes, et j’ai été surpris de leur attention, de leurs questions et de leur intérêt.

 

Il est très rare qu’une équipe consacre une journée complète à faire le tour du sujet, juste pour en maîtriser tous les tenants et aboutissants. C’est pourtant nécessaire pour comprendre les outils (office 365) mais aussi leur intégration dans l’entreprise, et ce que ces outils peuvent apporter directement ou indirectement, au-delà de la question informatique. 

 

Bref, soyez curieux ! Acceptez d’investir un peu de votre temps pour prendre connaissance du sujet. Dites-vous que consacrer quelques jours pour éviter de louper un virage majeur dans l'histoire de la société, ce n’est pas cher payé. 

 

 

Conseil #2 : n'attendez pas qu'il soit trop tard

 

En matière d'approche du digital interne dans les entreprises, il y a deux écoles : il y a les entreprises qui préparent sereinement l'avenir, et les entreprises qui ont besoin d'être face à l'urgence pour se transformer.

 

Lorsque tout va bien, et que les marges sont confortables, les entreprises ne voient pas immédiatement l'intérêt "d'ennuyer les collaborateurs" (et leurs managers) à optimiser l'efficacité interne, en améliorant la collaboration, le partage, l'agilité ou les processus.

 

Mais la situation peut changer très vite : un concurrent disruptif peut venir bouleverser votre business plan en quelques mois. Dans ces moments-là, l'entreprise doit se réinventer très vite face à un adversaire beaucoup plus réactif, plus agile, plus innovant.

 

Vous allez alors chercher en urgence toutes les solutions pour accélérer les prises de décisions, pour faire des projets beaucoup plus rapidement, pour faire naître des idées nouvelles et pour les mettre (très rapidement) en oeuvre.

 

Alors seulement, certainement allez-vous à juste titre identifier le digital interne comme un levier pour atteindre cet objectif. Mais vous allez comprendre qu'il y a un problème.

 

Le problème, c'est que le digital n'est pas une baguette magique. Ce n'est pas non plus une formule d'incantation. C'est une démarche qui se prépare, et qui s'accompagne dans le temps. Il faut consacrer de l'énergie pour étudier et sensibiliser, en commençant par la Direction Générale. Il faudra aussi de l'énergie pour chercher le bon angle d'approche dans l'entreprise, faire les premières expérimentations. Il faudra aussi investir pour créer une petite équipe de Digital Working pour accompagner vos collaborateurs et leurs managers non pas à savoir utiliser les outils (leur utilisation est simple), mais à correctement réinventer leurs manières de travailler avec ces outils.

 

Pour tout celà, il vous faudra du temps et de l'argent. Or ce sont justement deux choses qui vont cruellement vous manquer quand la situation de votre entreprise va subitement se retourner.

 

Bref, profitez de la bonne santé de votre entreprise pour entrevoir sereinement son passage dans le monde du 21ième.

 

 

Conseil #3 : essayez de voir au delà des outils !

 

Je l’ai dit dans l’introduction, et je l'ai dit dans mon "livre blanc sur Office 365" : Office 365 ce n’est pas seulement qu'un ensemble d'outils dans le Cloud. Ce qui est important, c’est au-delà : ce sont les valeurs, les postures, les gains qu’Office 365 va vous aider à porter dans votre entreprise, et toutes les opportunités métier que ces nouveaux usages vont apporter.  

 

Beaucoup de consultants réussiront à vous expliquer les outils.

 

Expliquer comment utiliser Teams, c'est simple. Mais accompagner les directions à réinventer leur mode de travail autour de Teams et de tous les autres outils, et aider les directions à se préparer à ces approches (DSI, DRH, etc), c'est nettement plus compliqué parce que justement, ce n'est pas juste une question d'outils.

 

La Directrice Commerciale de GRTgaz (lire son témoignage), pendant un de mes ateliers de conception du portail de sa direction me disait "en fait, ce que nous faisons en ce moment, ce n'est pas un projet informatique, c'est un projet de transformation, c'est un projet managérial". 

 

Le Réseau Social d’Entreprise Yammer est l’exemple type de l’outil qui a pouvoir de dynamiser l’entreprise, s’il est bien déployé et bien expliqué. Par exemple, Yammer, chez GRTgaz que j’accompagne (lire mon billet), offre quotidiennement de nouveaux cas d’usage métier ; il permet de décloisonner l’entreprise, de libérer les idées. Ce que Yammer libère ici, va bien au-delà d'un simple outil, comme Word ou Excel par exemple.

 

SharePoint, PowerApps, Flow, PowerBI, sont quant à eux des outils d'Office 365 qui vont permettre de digitaliser des processus de manière rapide et efficace. Encore faut-il accepter l’agilité, les approches pragmatiques et la simplicité. C’est une révolution dans certaines entreprises où pour qu'un projet soit pris au sérieux, il doit forcément être complexe, long et (surtout) très coûteux.  

 

Bref, il faut réussir à dépasser cette vue de l’outil, et voir au-delà, pour la simple raison que les pépites pour l’entreprise sont au-delà de votre vue, si vous ne connaissez pas le sujet. 

 

 

Conseil #4 : Intéressez-vous à la qualité de votre collaboration interne !

 

Comme je l’expliquais dans ce billet de 2014, la collaboration interne de votre entreprise, c’est l’équivalent du sang dans notre corps qui véhicule l’énergie vers tous les organes. Il faut à tout prix éviter l’embolie, ce bouchon qui se forme dans votre circulation et qui vous sera fatale. 

 

Dans les grandes entreprises, vous le voyez bien, il y a des directeurs et/ou de grands responsables pour un peu tous les sujets, même parfois les plus anodins.  

 

Mais dans aucune des entreprises que j'ai pu croiser sur mon chemin professionnel, je n’ai encore été présenté au « responsable de la qualité de la Collaboration interne ». Vous ne trouvez pas cela étonnant ?

 

C’est pourtant un vrai sujet : de la qualité de cette collaboration interne va dépendre énormément de choses dans l’entreprise : la réactivité, l’innovation, la productivité, la fluidité des échanges, le bien être. Je suis toujours étonné qu’un tel sujet ne soit pas au centre des préoccupations. 

 

Quel serait le rôle d’un tel responsable ?  

 

Il aurait pour mission de veiller à ce que la collaboration soit fluide au sein de l’entreprise et au sein des équipes. Il serait le garant que tout soit fait au sein de l’entreprise, en termes des usages, des outils, des responsabilités, pour que les moyens mis en œuvre soient cohérents.

 

Son rôle serait aussi de faire le lanceur d'alerte sur tous les sujets qui bloquent les collaborateurs, qui leur font perdre du temps, qui ruinent leur productivité : un outil mal étudié, contre productif dont toute le monde se plaint... En réponse, il aurait pouvoir de proposer des solutions pour simplifier les processus, et pour les digitaliser.

 

Il serait transverse à toute l'entreprise, et à toutes les équipes qui portent des outils ou des processus, avec le sponsoring FORT de la Direction Générale qui l'aura officiellement missionné pour "mettre de l'huile dans les rouages" et booster la collaboration dans l'entreprise.

 

Forcément, un tel responsable s’appuierait sur les outils et les usages d’Office 365, avec un objectif de gains rapides, d’amélioration de la productivité, d’accélération des processus. Vous voulez des exemples, des anecdotes, des idées pour définir un tel poste ? Contactez-moi :  j’en ai mille à vous exposer, mille exemples vécus et mille anecdotes. 

 

Bref, faites (enfin) de la qualité de la collaboration un vrai sujet d'entreprise, car aucun sujet n'aura autant d'impact sur l'efficacité de tous les collaborateurs, et autant de retour sur investissement à court terme ! 

 

 

Conseil #5 : impliquez le comité de direction !

 

Lorsque j'interviens dans une entreprise pour apporter un conseil sur la transformation digitale interne, ma première question est toujours : "Qu'en pense votre Directeur Général ?". Dans le top 3 des réponses, j'ai souvent : 

 

- Ohhh, rien de bon : il déteste ces trucs là 

- Pas grand-chose : c'est un sujet informatique, il nous laisse faire c'est déjà pas mal 

- Rien du tout : il ne sait pas de quoi ça parle 

 

Il est très rare que ce soit la Direction de l'entreprise qui soit à l'origine d'une démarche. Et pourtant, l'une des conditions pour qu'une transformation digitale fonctionne, c'est que la Direction Générale en soit un sponsor avisé et convaincu.  

 

Chez GRTgaz par exemple, le succès du démarrage de Yammer a tenu en partie au fait que le DG intervenait dans Yammer en likant des messages ou en postant des informations directement, ce qui permet au passage de faire de la "reconnaissance professionnelle 2.0". Yammer était d'ailleurs cité dans le texte du projet de transformation de l'entreprise (à lire l'article de ZDnet sur la digitalisation de GRTgaz). 

 

Dans mes missions, j'essaie toujours de convaincre mon client de me faire intervenir auprès du comité de Direction : au minimum pour "ouvrir les chacras" et faire prendre conscience des enjeux du sujet.

 

Il est en tout cas essentiel que la Direction sache de quoi ça parle : il est essentiel que la Direction de l'entreprise comprenne qu'on ne parle pas que d'outil, mais qu'on parle de transformation de l'entreprise, et qu'elle en comprenne les enjeux. Il est essentiel de tuer les aprioris, et de montrer les opportunités, plutôt que les risques. 

 

Bref, n'oubliez pas d'impliquer votre Direction, et de bien veiller à ce que vos décideurs sachent de quoi on parle. 

 

 

Conseil #6 : osez secouer la Ruche ! 

 

Les entreprises sont comme des organisme vivants : elles cherchent toujours à revenir sur un état d’équilibre. Tout élément perturbateur qui pourrait remettre en question cet équilibre est identifié comme hostile, comme un virus : les anti corps se chargent alors de le neutraliser, pour revenir à l’état d’équilibre. 

 

Les grands innovants dans les entreprises, les évangélistes digitaux en particulier, sont souvent perçus par « les grands organes » de l'entreprise comme des virus à neutraliser, parce qu’ils mettent en danger le fragile équilibre. Un équilibre maintenu par la culture d’entreprise, les processus, l'autorité, les gouvernances et les habitudes. 

 

Pour proposer la digitalisation interne de l’entreprise il faut faire preuve d'une grande conviction et d'un moral à tout épreuve, parce que vous allez rudement secouer la ruche et que ça risque de piquer : 
 

  • La Direction Générale va d’abord voir dans votre initiative une source de risque de rupture d’équilibre avant même d’envisager toutes les opportunités, parce qu’elle ne prendra peut-être pas le temps d’étudier le sujet. 
     

  • Certaines équipes de la DSI vont peut-être devoir se réinventer, et passer de projets informatiques "à l'ancienne" (cycle en V et développement + recette de plusieurs mois) à des projets de digitalisation rapides (de quelques jours à quelques semaines) avec SharePoint / PowerApps / Flow / PowerBI, pour digitaliser des processus en mode agile. La DSI devra peut être aussi revoir ses gouvernances (trop) rigides, et ses processus (trop) lourds de déploiement d'outils, pour s'adapter au contexte des outils du Cloud Office 365 (lire ce billet sur le nouveau positionnement de SharePoint).
     

  • Les Ressources Humaines vont devoir s’adapter pour accompagner les managers et les collaborateurs dans une nouvelle façon de collaborer et pour prendre en compte de nouvelles dimensions : la gestion des expertises et des talents, la reconnaissance des initiatives, etc. Il leur faudra aussi savoir parler du sujet aux Instances Représentatives du Personnel.
     

  • Les Instances Représentantatives du Personnel pourraient bien crier au scandale : encore plus d'outils, encore plus de complexité, et du flicage dans un Réseau Social dont le mot "Social" tombe bien mal dans ce contexte. Sans accompagnement, ils ne verront pas les bienfaits, en termes de simplification et de bien-être que ces outils pourront apporter. 
     

  • La Direction de la communication va voir le projet d'un mauvais œil, en voyant les outils digitaux comme Yammer ou Stream comme des concurrents à leur travail de communicants officiels, alors que dans la réalité, ces solutions leur ouvrent des perspectives nouvelles et insoupçonnées qui vont leur ouvrir de nouveaux horizons, si on sait les leur expliquer.
     

  • Les Directions métiers vont devoir changer leurs postures : plutôt que d’être uniquement donneur d'ordre à la DSI (via des cahiers des charges indigestes et souvent peu compréhensibles), ils vont devoir être acteurs avec les outils d’Office 365, car l'efficacité de ces solutions vient de la co-construction avec eux (comme dans le cadre de la digitalisation de leur métier - lire cette rubrique). Ils vont devoir s’impliquer plus, être agile et solidaire, et accepter d’expérimenter. 
     

  • Les managers vont devoir lentement évoluer, parce que Yammer va permettre aux collaborateurs de prendre des initiatives, parce Teams va développer le travail collaboratif au-delà des silos de l'entreprise, ... 
     

  • Les collaborateurs vont devoir accepter de changer leurs habitudes et réapprendre à travailler avec de nouveaux outils, lâcher progressivement le sacro saint mail, et apprendre à travailler "collectif" plutôt qu'individuel (lire l'introduction du livre blanc sur Office 365 pour plus de détail).
     

  • La culture d'entreprise va peut-être se faire chahuter : il faudra peut-être accepter la prise de risque (exemple, accepter de faire un projet de digitalisation en 10 jours au lieu de 10 semaines, sans faire 15 réunions de validation avec 10 personnes à chaque réunion pour vérifier qu'on ne prend aucun risque), ou encore accepter que des collaborateurs puissent prendre la parole dans des groupes de discussion, sans avoir auparavant la validation de leur manager. Ou encore que des collaborateurs "pionniers" puissent faire preuve d'initiatives pour mettre en place de nouveaux usages avec les outils mis à leur disposition.  

 

Bref, si votre objectif professionnel est d'être au calme et de ne prendre aucun risque personnel, faites comme l'entreprise Kodak : ne vous lancez pas dans le digital ! Par contre, si vous êtes missionné pour rendre votre entreprise plus efficace et l'aider à entrer dans le 21ième siècle, osez (franchement) secouer la Ruche ! 

 

 

Conseil #7 : sachez en parler ! 

 

Parler du digital interne est un art difficile surtout dans une entreprise qui découvre le sujet et qui se pose de grandes questions sur l'intérêt.  

 

Il y a plusieurs écueils à éviter : il ne faut pas être trop théorique (lire mon billet), ni trop simpliste. Il ne faut pas parler (que) informatique, mais il faut quand même aborder le sujet. Il ne faut pas s'appesantir sur les outils, mais il faut parler de leurs usages. Il ne faut pas faire peur, mais sans occulter les impacts (RH, SI, etc).

 

Aucune de mes interventions dans les entreprises n'est la même car il faut toujours que je m'adapter au contexte. 

 

Bref, parler du Digital Internet, et convaincre son auditoire n'est pas chose aisée.  

Ce qui vous aidera, ce sera votre conviction. Mais cette conviction, vous n'allez réellement l'acquérir que par la pratique, en utilisant (vous mêmes) ces outils au quotidien. Cette conviction forte et inébranlable vous viendra par votre expérience passée, par les belles histoires que vous avez vécues dans les entreprises que vous avez accompagnées. 

 

Ma force par exemple, je la tiens des managers et de leurs collaborateurs que mon équipe et moi avons pu aider dans leur travail au quotidien. Ma force je la tiens par exemple de la Directrice Commerciale de GRTgaz dont j'ai digitalisé la Direction (lire son témoignage), ou encore de l'ex responsable "Fraude" de Bouygues Telecom, dont nous avions digitalisé le service (lire son témoignage). 

 

Bref, lorsque vous êtes chargé dans votre entreprise de l'étude de solutions collaboratives avec Office 365, et que vous n'avez sur le sujet ni expérience, ni recul, ni même de connaissance particulière, vous allez avoir du mal à défendre votre projet auprès des décideurs.

 

Pire, si vous en parlez mal, si vous ne savez pas répondre aux questions et doutes des décideurs, vous allez confirmer à leurs yeux que le sujet n'est pas digne d'intérêt, ou en tout cas pas mûr pour l'entreprise.

 

Il m'est arrivé à plusieurs reprises de consacrer quelques jours de prestation pour aider un cadre de grande entreprise à préparer les slides de présentation qu'il allait ensuite présenter seul devant sa Direction, pour défendre l'intérêt de déployer un projet de digitalisation interne de l'entreprise.  J'ai toujours rempli ma mission. Mais dans ces moments, je ne cache jamais à mon client mes doutes sur l'issue de son intervention.

 

Car vous l'avez compris, les slides ne font pas tout.

L'essentiel est de savoir en parler.

 

 

Si vous souhaitez partager avec moi votre contexte d'entreprise et voir comment je peux vous aider dans votre démarche digitale interne, contactez-moi

 

 

 

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