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Frank Poireau : SharePoint sans développement et réduction des emails

November 25, 2017

Deux conférences aOS (Communautés d'experts internationaux sur les technologies Microsoft azure, Office365 et SharePoint) se sont tenues les 14 et 26 octobre 2017 aux îles Maurice et La Réunion.


 J'ai eu la chance d'intégrer l'équipe de speakers internationaux qui sont intervenus au cours de ces deux journées sur les technologies Microsoft, comme Frank Poireau.

 
Nos convictions sur la manière d'utiliser SharePoint dans la digitalisation des équipes sont très similaires. C'est intéressant car cela prouve s'il le fallait que nos approches ne sont pas le fruit d'une utopie irréaliste, mais bien le résultat de constats et d'expérimentations réussies de son côté et du mien, même si cette "maturité" est finalement assez rare dans les entreprises, et même chez les consultants. 


En particulier, Frank et moi militons pour une utilisation plus poussée de SharePoint au-delà du simple outil de gestion documentaire pour lequel il est connu généralement (et de manière très - trop réductrice). Mais sans engager des développements informatiques pour autant... 


J'ai déjà publié un cas d'usage dans ce sens au travers de ce témoignage (ci-dessous) d'un des nombreux managers que j'ai accompagnés.

 

 J'en parle également dans mon livre "Penser autrement l'intranet, le RSE et la digitalisation d'entreprise", et je complèterai prochainement avec une vidéo explicative. J'ai demandé à Frank de répondre à quelques questions afin qu'il partage avec nous ses convictions sur le sujet.

 

Frank, peux-tu te présenter en quelques mots ?

 

 

J'occupe la fonction de leader de la communauté Microsoft Modern WorkSpace dans le groupe Onepoint, acteur européen de la transformation digitale en organisation : je déploie ainsi des applications intranet, extranet, internet avec mes clients, depuis les étapes de conception jusqu'à la conduite du changement sans oublier la mise en place de la nécessaire gouvernance. 


Ce travail nécessite une forte curiosité concernant les métiers de mes clients, de l'empathie pour les utilisateurs et une énergie pour réussir une transformation digitale dont les obstacles sont moins technologiques que dans l'accompagnement des acteurs de l'organisation dans leurs nouveaux rôles. 


Je conçois des solutions SharePoint mais je ne suis absolument pas développeur ; sorti de l'université avec des diplômes en gestion des organisations, je me suis construit une seconde compétence dans le domaine du traitement de l'information au sens vulgarisation technique et valorisation du capital informationnel des entreprises. 


Justement : tu es intervenu aux conférences aOS île Maurice et La Réunion en présentant un sujet de la réduction des e-mails. Peux-tu nous en dire deux mots ?


Au travail, tout le monde est concerné par la réduction du nombre de ses e-mails tant l'ampleur du fléau est aujourd'hui évidente. Autant l'e-mail a été le vecteur d'une accélération de traitement de l'information ces 20 dernières années, autant lorsque l'on sait qu'un CEO reçoit entre 200 et 300 e-mails quotidiennement et que ce constat risque de se généraliser à tous dans les 2 prochaines années, on ne peut aujourd'hui que constater le risque de saturation


Le plus étonnant que j'ai pu observer est que le fort succès commercial de Microsoft avec Office 365 s'explique en premier lieu par le désir de ses clients d'externaliser dans le Cloud sa messagerie e-mail interne. 


En souscrivant à Office 365, ces organisations se voient offrir d'autres moyens de collaborer : des solutions essentiellement basées sur SharePoint, le progiciel bureautique permettant de créer non seulement des intranets mais également des espaces collaboratifs. 


Cette plateforme logicielle permet ainsi de réassigner aux différents outils numériques leurs fonctions primaires. Envoyer un e-mail consiste à envoyer un courrier électronique et ne réclame pas une immédiateté dans la réponse : les usages sont rarement expliqués aux utilisateurs par les organisations


Certaines organisations commencent à aménager la plage horaire des envois d'e-mails mais le problème n'est pas le moment d'utilisation de sa messagerie électronique mais bien l'objectif même d'envoyer un e-mail dès lors qu'il s'agit de partager de l'information ou coordonner le travail. 


De nombreux outils existent mais les organisations ne sont pas toujours conscientes que les nouveaux gains de productivité passent par l'adoption de fonctionnalités complémentaires à la messagerie d'e-mail et qu'elles doivent en réexpliquer les bons usages des outils, après les avoir choisis. 


Dans le cas contraire, il existe ainsi tout un tas d'outils qui peuvent se transformer en véritables tueurs de temps technologiques si on n'y met pas un minimum de gouvernance et d'accompagnement… 


Les organisations qui ont uniquement identifié les risques qu'elles encourent ne connaissent pas forcément les formidables opportunités que cela représente néanmoins : or, nous commençons à avoir des données précises sur le retour sur investissement des nouveaux outils collaboratifs, tout particulièrement ceux qui mêlent collaboration et réseau social d'entreprise. 


Quand on sait que l'on mesure fréquemment que chaque collaborateur passe en moyenne une journée de travail à rechercher de l'information, je ne peux entendre que l'on n'a pas le courage de s'attaquer à ce problème pour des raisons de coût !

 

Le coût des outils technologiques ne constitue que la partie émergée de l'iceberg et ces projets appelant une profonde conduite du changement, on peut choisir de limiter les risques d'erreur en privilégiant, dès la phase de conception, l'adoption plutôt que l'adaptation de SharePoint.

 

Tu milites toi aussi pour l'utilisation de SharePoint, sans développement, pour digitaliser des modes de travail. Peux-tu nous expliquer le cheminement de cette approche ?


Parmi les idées préconçues circulant sur SharePoint, de type "SharePoint, c'est bleu !" ou "SharePoint, c'est pour remplacer le serveur de fichiers !", il y a souvent l'idée que "SharePoint, c'est cher !". 


J'ai pu observer et je vous invite à le faire sur les sites de recherche d'emploi, que l'on recherchait davantage des développeurs qui vont adapter SharePoint que des consultants qui vont vous aider à adopter SharePoint


La personnalisation du design aux éléments d'identité graphique de l'organisation, la création de flux de travail complexes vont généralement compléter les coûts d'acquisition de l'outil mais ce que j'appelle "l'adaptation de SharePoint" n'est souvent qu'une option qui se présente au chef de projet après avoir bien fait le tour complet de la richesse fonctionnelle avec les utilisateurs, en fonction de leur précis cas d'utilisation. 


J'applique donc une règle de base pour me contenter dans les premières séances de travail de ne présenter des solutions fonctionnelles qu'uniquement basées sur les fonctionnalités existantes, selon une méthodologie que j'appelle "First Adopt Then Adapt !". 


Je privilégie ainsi la co-construction avec les utilisateurs clés que j'aurais précisément choisi et je m'attaque en quelques sortes déjà à la conduite du changement ! J'aurais plutôt tendance à refuser de partir sur des projets à engagement forfaitaire et à préférer l'absence de cahier de charges à un mauvais cahier des charges


L'énergie et le temps mis sur l'écriture d'un cahier des charges sont ainsi réinvestis sur des mises en situation des utilisateurs sur le produit et il ne sera alors pas trop tard de se rendre compte à l'issue de cette phase de présentation des fonctionnalités existantes que les utilisateurs ont besoin de fonctionnalités supplémentaires qui n'existeraient pas ou qui permettraient de faire autrement. 


Comme le dit David Layani, président CEO du groupe Onepoint, "l'agilité n'est plus une option ; c'est une obligation." Du coup, je peux vous affirmer que SharePoint est un logiciel modulaire qui s'y prête à merveille !

 

As-tu des anecdotes à partager avec nous sur des expériences réussies ?


L'année dernière, j'ai reçu un appel téléphonique d'une chef de projet d'une société travaillant dans les nouvelles technologies de l'information : elle m'appelait pour me dire que sa société était à la limite d'arrêter d'utiliser Office 365, essentiellement à cause d'un rejet de la part des utilisateurs. J'étais en quelque sorte le dernier espoir.


Comme ils voulaient changer pour un autre logiciel, je leur ai indiqué que la manière de déployer Office 365 et SharePoint était probablement à revoir et que s’ils ne changeaient pas la manière, il y avait de fortes probabilités de réitérer les mêmes erreurs. Du coup, j'ai proposé trois jours d'ateliers pour travailler avec deux groupes : un premier groupe avec d'énormes difficultés puis un second groupe avec moins de difficultés, de manière à obtenir d'eux un recueil des "irritants", expliquer le fonctionnement de l'outil pour mieux comprendre, puis paramétrer différemment la solution de manière à adapter l'outil à l'utilisation attendue. 


Le fait d'avoir deux groupes de travail m'a permis de rendre neutres les "anti" du premier groupe et les membres du second groupe de leur fournir une solution plus enthousiasmante ! Les deux groupes ont suffisamment apprécié l'expérience d'adoption que je leur ai proposée à tel point que j'ai pu ensuite réaliser un second projet de refonte complet de l'intranet collaboratif, pour toutes les fonctions de l'organisation, toujours en me limitant uniquement aux seules actions de paramétrages. 


La nouvelle version de l'intranet collaboratif a été ainsi réalisée en prise directe avec les utilisateurs et ce, jusqu'à la personnalisation de l'expérience de la recherche dans SharePoint car le temps passé à rechercher de l'information constitue généralement un coût caché énorme, estimé dans certains cas à 1 jour de productivité par semaine par collaborateur : Allez ensuite me dire que "un projet SharePoint, cela coûte cher" !

 

Tu publies sur le sujet, au travers d'un site internet et de livres. Peux-tu nous en dire quelques mots ? 


J'anime le blog www.adopteunsharepoint.com depuis près de 5 ans. Sur ce blog, j'ai trouvé l'occasion de compléter les formations que je délivre à des entreprises, des acteurs du secteur public et des associations à travers lesquelles je transmets la maîtrise fonctionnelle de SharePoint. Je pourrais en faire un job à temps plein mais je me limite à une semaine par mois. 


La raison est que je veux surtout continuer à travailler dans "la vraie vie", être ainsi en phase avec les réalités du déploiement des solutions SharePoint. Mais lorsque l'on connaît les formidables opportunités de travailler autrement qu'offrent Office 365 et SharePoint, lorsque l'on réalise chez nos nouveaux clients qu'ils n'utilisent que 10 % des fonctionnalités de SharePoint depuis de nombreuses année, on observe généralement un manque de formation et une conduite de changement inexistante. 


Alors, au lieu de me désoler que les choses n'avancent pas assez rapidement, j'ai décidé de compléter ce que je livrais en formation et dans mon blog en partageant mes retours d’expériences à travers l’écriture d'un livre, destiné à toute personne désireuse d’améliorer sa connaissance des fonctionnalités de SharePoint, toutes éditions SharePoint et Office 365 confondues. 


S’appuyant sur les concepts réactualisés d’intranet, de plateforme de travail collaborative et de réseau social, cet ouvrage me permet de partager ma vision du poste du travail du futur, à travers les dix thématiques les plus courantes que j'ai eues à traiter au cours de mes missions chez mes clients. 


Le premier tome sorti cet année traite de la gestion documentaire, usage numéro un de SharePoint dans les organisations, mais le tome 2, dont le calendrier de sortie coïncidera avec la prochaine édition Server de SharePoint, évoquera l'utilisation de SharePoint au-delà de sa fonction de remplacement du serveur de fichiers : on y parlera de collaboration sociale, de création d'application métier et de BI, de méthodologie et de gouvernance. Je vous donne ainsi rendez-vous en avril 2018 !
 

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