Dans la rubrique « Le digital pour les associations », j’expliquais que, si les entreprises se cherchent encore sur le digital, certaines associations hésitent beaucoup moins, et choisissent d’adopter les outils et usages proposés par Office 365, notamment, via l’offre gratuite proposée par Microsoft aux associations à but non lucratif, de type loi 1901.
Après l’exemple de l’AFM Telethon qui a migré ses 5000 bénévoles sur les outils d’Office 365 (cliquez ici pour lire l’interview de l’évangéliste digital qui accompagne cette transformation au sein de Telethon), je voulais partager avec vous un autre exemple, avec cette association beaucoup plus modeste, qui a choisi de réorganiser sa collaboration autour de Teams. Mais qu’importe la taille : le retour d’expérience reste toujours intéressant.
Guillaume de Chantérac, fondateur d’une maison d’édition associative, mais également consultant interne sur les aspects Social Collaboration chez ATOS, nous explique sa démarche.
Guillaume, pouvez-vous vous présenter en quelques mots ?
Après un cursus en communication multimédia j’ai commencé mon parcours professionnel chez Lycos France, en tant que Community Manager du site communautaire Tripod durant deux ans.
J’ai ensuite exercé chez Atos France différentes fonctions avant de devenir Head of Social Collaboration pour Atos France.
En charge de la promotion en interne des outils déployés dans le cadre de la transformation digitale du groupe, j’accompagne les collaborateurs français en favorisant l’adoption des bonnes pratiques de collaboration sociale.
En dehors de mon travail, je suis également à l’origine d’une maison d’édition associative spécialisée dans la poésie, Accents poétiques. Convaincu de la pertinence de cette démarche de transformation digitale, j’ai souhaité emmener les membres de mon association dans cette aventure en mettant en place Office365. Aujourd’hui, l’ensemble des process et de la communication transite par Teams.
Pouvez-vous nous dire quelques mots sur votre association ?
Pour retracer l'histoire d'Accents poétiques en quelques lignes, il s’agissait d’abord d’un site amateur, "La magie des mots", qui a vu le jour en 1999. Celui-ci s’est vite enrichi d’une section vouée à recevoir des textes francophones d’auteurs "amateurs" inconnus du grand public.
Axant nos services sur la publication en ligne, nous avons en mars 2000 donné le coup d’envoi d’une nouvelle version avec l’achat du nom de domaine accents-poetiques.com, l’hébergement du site chez un prestataire dédié et la refonte graphique de l’interface. Ensuite, nous nous sommes ouverts à d’autres formes artistiques et avons unifié les différentes sections du site afin de les fondre dans un ensemble cohérent où chacun pouvait à loisir y trouver son bonheur.
Les éditions Accents poétiques sont le prolongement logique de cette aventure. À rebrousse-poil du milieu de l’édition classique, nous souhaitons promouvoir des auteurs littéraires méconnus ou peu connus à travers la publication de recueils à compte d’éditeur. Ici, nul souci de rentabilité, seulement le souhait d’accompagner le talent, d'où notre choix d'une existence juridique en tant qu'association loi 1901. L’ensemble des ouvrages parus sous notre nom le sont car nous croyons tout simplement au talent de leurs auteurs respectifs.
Pour résumer, Accents poétiques est aujourd’hui constitué de deux sites : « Accents poétiques », notre site communautaire (https://accents-poetiques.com) sur lequel les internautes peuvent soumettre des textes à un comité de lecture pour une éventuelle publication en ligne et « Les éditions Accents poétiques » (http://www.accents-poetiques-editions.com) sur lequel nous présentons et vendons les recueils de poésie de nos auteurs publiés.
Quels sont les besoins en termes de collaboration ?
Les besoins sont différents selon qu’il s’agisse de la collaboration externe avec les internautes et celle interne entre les membres de l’association, les outils le sont également.
Pour ce qui est de la collaboration avec les internautes, notre site communautaire www.accents-poetiques.com tourne sous Wordpress avec une solution communautaire proposée par Buddyboss. Elle offre de nombreux avantages pour pouvoir interagir avec les internautes : Envoi de texte au comité de lecture directement via le site, messagerie interne propre au site, possibilité de suivre des membres et leurs activités, gestion des textes pour chaque auteur, suivi particulier des auteurs, …
Nous sommes aussi présents sur les réseaux sociaux pour communiquer sur nos activités et interagir avec les internautes : deux pages FB (une privée pour nos auteurs et une seconde publique), une page G+, un compte Twitter, une chaine YouTube. Rien donc qui ne sorte ici de l’ordinaire.
Pour ce qui est de la collaboration en interne, l’association se compose de 5 membres, dont 3 constituant le bureau. Dès le départ, j’ai souhaité mettre en place une solution collaborative accessible dans le cadre d’une utilisation quotidienne pour l’utilisateur néophyte mais évolutive, permettant de réunir dans un même lieu des besoins aussi divers que messagerie électronique, gestion de notre base documentaire, échanges d’équipes structurés en canaux thématiques, réunions en ligne, mise en place d’un wiki.
Après une étude comparative des différentes solutions, l’offre gratuite O365 de Microsoft à destination des associations m’a paru répondre le mieux à ces critères.
Comment s’est passé la mise en œuvre du tenant* O365 ?
* un « tenant » est un environnement Office 365 complet, comprenant tous les outils et associé à une organisation particulière (entreprise, association, etc)
Pour être sincère, c’était la première fois que je me frottais à la mise en place d’une solution 0ffice 365. La demande pour en bénéficier ne pose aucun problème. Une fois la licence d’utilisation accordée, il convient par contre de se frotter aux différentes briques logicielles de l’offre pour bien comprendre la finalité de chacune.
Les activer dans leur ensemble sans réflexion préalable serait une erreur. Il convient donc de structurer correctement son besoin et ses objectifs pour les traduire en produits activés.
Pour l’association Accents poétiques, les produits activés sont :
Messagerie électronique : Microsoft Exchange
Gestion de base documentaire, Wiki : SharePoint, OneDrive
Tchat, travail collaboratif : Teams
Réunions en ligne : Skype for Entreprise
Le site SharePoint interne "Accents poétiques"
Lors de la mise en place de cet écosystème, un temps, j’ai pensé activer Yammer. Mais avec l’arrivée de Teams, j’ai réalisé que Yammer n’aurait aucun sens dans notre contexte.
À l’usage, je considère véritablement Teams comme l’un des piliers d’O365 (la messagerie en étant un second), réunissant au sein d’une même interface messagerie instantanée, réunions et vidéos en ligne, partage de fichiers …
Le Teams de l'équipe
Dans le cadre d’une structure de taille modeste, il est bien plus efficace qu’un Yammer qui saura lui sans doute mieux répondre à des besoins pour de grosses structures. Point intéressant à noter par ailleurs, l’interface de Teams est considérée à l’unanimité comme bien plus « user friendly » que celle de Yammer. Un avis que je partage. D’un point de vue technique, la mise en oeuvre n’a posé aucun problème particulier.
Quels sont les apports d’O365 pour l’association et plus particulièrement TEAMS ?
L’association compte 5 membres qui couvrent 3 générations. Pour autant, cette relative jeunesse n’a pas rendu l’usage d’O365 instinctif. Il m’a fallu prendre en compte la classique résistance au changement.
Avant la mise en place d’O365, nous communiquions à travers différents outils qui ne savaient pas interagir entre eux. Le mail pour établir des comptes-rendus et s’adresser des fichiers, WhatsApp voir les SMS pour les messages instantanés et enfin Skype pour les réunions en ligne. L’information était disséminée et le travail de collaboration en équipe guère facilité. Mais personne ne s’en plaignait, Accents poétiques ayant historiquement toujours fonctionné ainsi, puisque préexistant à la vague des solutions collaboratives.
Il m’a donc fallu accompagner les débuts d’O365 en démontrant les avantages que nous tirerions à adopter cette solution. J’ai apporté un soin particulier à ce que chacun se sente à l’aise et n’ait pas l’impression supposée ou réelle de rester sur le bord de la route. Comment mener à bien un projet de transformation sans se soucier du bien-être des premiers concernés par cette transformation ?
Ce n’est qu’après un long travail de communication visant à convaincre l’ensemble des membres et à les embarquer de plein gré dans cette aventure que je leur ai annoncé mon choix de mettre fin à l’usage de WhatsApp et des Skype personnels pour tout ce qui touchait à Accents poétiques. Le terrain ayant été bien préparé en amont, la transition s’est faite sans heurt. Aucune sensation de contrainte ne fut remontée. Communication et formation sont les deux pistons essentiels à mettre en branle pour lever la résistance au changement.
Aujourd’hui, avec un recul d’environ un an, nous pouvons constater les nombreux bénéfices de cette transformation. Au sein d’un même écosystème, chaque membre peut bénéficier : de documents de travail hiérarchisés à travers une structure claire, de pages wiki fréquemment mises à jour synthétisant nos différents process de travail Mais l’apport essentiel est sans conteste Teams. Celui-ci est la colonne vertébrale de notre travail collaboratif, le chef d’orchestre mettant en musique l’ensemble des produits d’O365.
Nous avons différents canaux de conversations, chacun dédié à un sujet précis. Et tout se passe à travers ces canaux. Un fichier à consulter ? Il sera accessible depuis la conversation qui est elle-même liée à OneDrive. Une réunion en ligne à organiser ? Teams offre la possibilité de la créer directement dans une conversation donnée. L’ensemble des participants seront notifiés. Besoin de revoir un process ? Chaque discussion comporte sa fonctionnalité Wiki à cette fin.
Le Wiki de l'équipe