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David Bidaubayle : Comment l'AFM-téléthon déploie Office 365 pour ses 5000 bénévoles

November 20, 2016

A l’occasion du lancement du Téléthon 2016, chacun de nous est invité à relayer les efforts des bénévoles pour recueillir les fonds nécessaires à la recherche. C’est ce que je me propose de faire ici dans mon site, mais d’une manière assez originale et toujours bien en phase avec le contenu éditorial de ce site.

 

A l’occasion du lancement du Téléthon 2016, ce billet va vous faire découvrir l’arrière-boutique de l’AFM-Téléthon, les problématiques de collaboration de cette gigantesque association comptant plus de 5000 bénévoles, ainsi que les outils mis successivement en place pour relever le défi du partage et de collaboration. Vous allez surtout découvrir la toute dernière solution mise en œuvre, Office 365 et comprendre comment elle est déployée par des bénévoles, pour des bénévoles. 
 
Celui qui va nous en parler ici s’appelle David Bidaubayle. David est un professionnel de l’informatique, passionné et passionnant. Il est l’archétype même de ceux qui font avancer vos entreprises, en plus de leur travail quotidien, juste par passion. 

 

Il nous parlera de son implication dans le Téléthon, mais aussi de son rôle d’évangéliste digital dans l’une des sociétés qui affichent certainement la plus grosse ambition pour son Réseau Social d’Entreprise : ATOS

 

Ce billet est exceptionnellement long mais le témoignage est aussi exceptionnellement riche. J’ai cherché les passages que je pouvais couper mais l’histoire que David nous raconte ici est bien trop riche et pleine d’enseignement : à la fois sur le fonctionnement de la collaboration chez AFM-Téléthon, sur l’engagement des bénévoles, sur l’expérience digitale chez Atos, sur les méthodes de déploiement de Réseau Social d’Entreprise et de solution digitale et leurs usages. 

 

C’est aussi un bon enseignement sur la posture que peut avoir un « évangéliste » comme lui (comme moi également - lisez mon billet), et la passion qui est nécessaire pour faire avancer ce genre de projet. J’ai donc laissé son témoignage en quasi intégralité.

 

Pour la petite histoire, il se trouve que David et moi étions de grands complices à la fin des années 90. Avec deux autres passionnés, nous formions une équipe de geeks typiques des années 90 ( !!!). Ensemble, nous avions réalisé des montages vidéos et travaillé sur des projets informatiques. C’était l’époque des Amiga Commodore, des magnétoscopes VHS et des premières caméras vidéos 8mm. Pour cette raison, je suis d’autant plus heureux de partager avec vous son témoignage.
 
David, peux-tu te présenter en quelques mots ?
 

 

J’ai 46 ans, je suis marié, papa de deux enfants et j’habite à Bordeaux. J’ai toujours été passionné depuis mon plus jeune âge de tout ce qui gravite autour du multimédia. 

 

A 12 ans (1983) je découvrais la micro-informatique (je programmais sur ZX SPECTRUM), passion qui ne m’a plus jamais quitté. A 15 ans je devenais animateur de radio FM puis deejay. A 18 ans je me suis lancé dans les montages vidéo avec les moyens que nous avions en 1989. A 20 ans, je me suis définitivement tourné vers l’ingénierie informatique en décrochant une maîtrise en informatique.

 

Je travaille depuis 20 ans chez Atos, sur Bordeaux. J’y ai exercé au fil du temps différents métiers comme analyste programmeur, expert technique en serveurs et infrastructures Linux et VMware, expert et intégrateur en solutions internet open-source, et d’autres métiers encore (voir mon profil linkedin pour en savoir plus). 

 

Et en plus de cette activité très opérationnelle, je suis ambassadeur du Réseau Social d’Entreprise d’Atos, responsable formation et communication autour de l’outil et de ses usages dans le cadre du programme « Social Collaboration & Knowledge Sharing France ». 

 

Parallèlement à cet univers professionnel chez Atos, j’ai toujours réalisé de multiples projets de développements informatiques, de sites web, de projets multimédias, de réseaux sociaux, en passant même par la création d’une start-up internet pendant quelques années. Et bien sûr, depuis 2007, il y a l’AFM-Téléthon qui mobilise énormément mon énergie.

    
Chez Atos, tu es ce que j’appelle un « évangéliste » du travail digital avec les Réseaux Sociaux d’Entreprise. Peux-tu nous expliquer pourquoi cette passion pour les RSE, et comment se passe cette mission d’évangélisation ?

 

Je suis en effet un fervent évangéliste de réseau social d’entreprise, de collaboration sociale, et on pourrait même dire de réseau social tout court dans sa plus grande globalité. En fait lorsque j’ai commencé mon bénévolat au Téléthon en 2007 pour le département de la Gironde, j’ai très vite remarqué et compris que Facebook et Twitter allaient devenir quelques années plus tard incontournables pour le Téléthon. 

 

C’était magique de pouvoir se faire des « amis Facebook » et de prêcher la bonne parole, d’inciter à faire des dons, de partager en photos des moments de fête autour de ce premier week-end de décembre du Téléthon. Mais très vite, j’avais remarqué aussi qu’il manquait quelque chose au sein même de l’AFM-Téléthon. Il manquait des outils de collaboration entre nous, bénévoles : comment avoir une synergie de tout ce travail éparpillé sur toute la France par tous ces formidables bénévoles ?

 

Dans le même temps, la question commençait à se poser aussi sérieusement dans les grosses entreprises comme Atos : comment mutualiser les compétences, comment augmenter la productivité en rendant le travail plus facile et agréable, comment accroître le partage de connaissances, comment perdre moins de temps avec des tonnes d’emails inutiles et stériles ? Personnellement je n’en pouvais plus de tous ces emails qui arrivaient dans ma boîte.


C’est dans cette période de questionnements et d’envies que j’ai commencé à m’intéresser à un nouveau concept qui émergeait et faisait de plus en plus parler de lui : les Réseaux Sociaux d’Entreprise.

 

Et en 2011, Thierry Breton, PDG d’Atos a annoncé dans la presse qu’Atos allait devenir une société Zéro Mail. Quelques mois plus tard, Atos finalisait le rachat de la société BlueKiwi Software et de son propre RSE blueKiwi. A peine l’annonce passée en interne, je me suis donc directement dirigé vers mon chef d’établissement pour lui dire que si jamais le Groupe cherchait des volontaires pour tester, évangéliser, participer aux premières communautés, etc., je voulais en faire partie. 

 

Deux mois plus tard, Atos voulait lancer son RSE au sein de tous ses salariés. Pour cela l’entreprise souhaitait mobiliser des « ambassadeurs », et sur chaque site et sur chaque projet des « champions » qui se chargeraient ensuite de former le reste des collaborateurs.

 

Je suis donc devenu « ambassadeur » sur Bordeaux, et sur l’année qui a suivi en 2012 j’ai finalement formé tous les 600 collaborateurs de Bordeaux. Lorsque le programme des ambassadeurs s’est arrêté, j’ai rejoint une équipe appelée « Social Collaboration & Knowledge Sharing » : j’étais responsable pour la France de la communication autour du programme « Social Collaboration » (ex-programme « Zero Mail » rebaptisé). 

 

L’année suivante, j’ai pris en supplément la responsabilité de la formation France autour de notre RSE pour tous les collaborateurs non encore convertis ou pour les nouveaux arrivants (notamment les salariés de la société Bull, rachetée entre-temps par Atos).

 

Il s’en est suivi des semaines et des semaines de formation à distance à blueKiwi via Lync/Skype Entreprise. Et côté communication, j’ai développé quelques guides et tutoriels de bonnes pratiques, de formations, des annuaires de communautés ouvertes ou de communautés d’expertises. 

 

Et j’ai surtout la fierté pour promouvoir notre RSE d’avoir inventé et animé des jeux 100% social collaboration et 100% blueKiwi, en reprenant parfois quelques bases de jeux de mon enfance : le « Cluedo » avec pour thème « Qui a tué l’email ? », le « 1000 bornes » basé sur des statistiques pondérées, les Rébus, la communauté la plus active, les pronostics foot de l’Euro, etc…
 
Quels gains as-tu identifié pour ATOS, avec le RSE ?

 

A ce stade, comme pour toutes les grandes entreprises qui se sont dotées d’un RSE, on ne peut pas dire que tout le monde soit converti et convaincu, mais nous avons quand même une grande majorité de collaborateurs utilisateurs et contributeurs. Les analyses de volumétrie des emails annoncent une réduction de 80% des mails depuis 2011.

 

Moi-même dans mon travail quotidien, je gagne énormément de temps au quotidien. Je collabore beaucoup avec mes collègues distants et beaucoup plus vite. Je suis aussi maintenant au courant de beaucoup plus de choses autour de mes domaines d’expertises et de mon travail, ce qui n’était pas le cas quand nous n’avions aucun Réseau Social d’Entreprise.


Quelle est ton implication dans le Téléthon, et pourquoi ?

 

Même si je ne suis que bénévole, le Téléthon est ma deuxième vie, ma deuxième famille, mon deuxième « métier » presque. J’ai la chance de peu dormir et de travailler assez vite, tout en restant perfectionniste, et j’ai fait le choix de ne travailler pour Atos qu’au 4/5ème, ce qui me laisse donc pas mal de temps pour mes missions Téléthon. Mais bien entendu je prends aussi le temps d’assumer ma vie de famille avec ma femme et mes enfants ; c’est une organisation à avoir.

 

Pourquoi cette implication ? Tout simplement parce que ma femme et moi avons eu en 2006 un petit garçon atteint d’une amyotrophie spinale infantile de type 1 (la forme la plus grave et la plus rapide de cette maladie). C’est une maladie génétique neuromusculaire, une sorte de myopathie, une maladie qui est une des plus fréquemment représentées dans l’émission du Téléthon sur France Télévisions. 

 

L’espérance de vie de ces enfants est en général autour de 6 mois ; mais parce que nous nous sommes battus, parce que nous lui avons prodigué les bons soins au bon moment, sans acharnement thérapeutique, nous avons eu la chance de le garder en vie près de nous jusqu’à 1 an et 1 semaine, jusqu’à ce triste 8 décembre 2007 où il nous a quitté. Réalité frappante et incroyable, c’était le jour même du Téléthon à la télé !

 

Cette coïncidence a été pour moi comme un signe : je l’ai interprété comme une invitation à nous battre de toutes nos forces pour tous les autres enfants malades dans l’espoir de les guérir un jour grâce aux dons du Téléthon. 

 

Chaque année, nous mobilisons nos proches pour qu’ils fassent des dons au Téléthon au nom de notre fils. Et chaque année, notre objectif est de récolter toujours plus d’argent au nom de Naël. Mon rêve, grâce à ce témoignage dans ce site, serait de faire exploser notre compteur cette année. Souvenez-vous que vous pouvez déduire de vos impôts 66% de votre don (;->).
 
Pour faire un don au téléthon au nom de notre fils, il suffit de cliquer sur la bannière ci-dessous pour se rendre sur notre page de collect :

 

 

Depuis ce jour, j’ai enchaîné pas mal de différentes missions au sein du Téléthon. J’ai aidé ma commune à mieux structurer ses animations ce qui a permis de multiplier ses gains par cinq. J’organise chaque année en amont un immense Téléthon au sein de mon établissement Atos sur Bordeaux qui est partenaire national du Téléthon. 

 

J’ai été parmi les toutes premières équipes départementales à créer un site web de coordination, en ma qualité de responsable web/multimédia. J’ai été formateur national web puis formateur national des reporters. J’ai géré au niveau national tous les Reporters d’Images Téléthon de France et le dispositif de remontées d’images vers France Télévisions et vers le site national du Téléthon (avec la 4G qui commençait à se déployer).

 

Et aujourd’hui, depuis 2 ans, je suis équipier régional sud-ouest (grand quart sud-ouest de la carte de France) en tant que Soutien Informatique et Digital, je suis également formateur Office 365, et cette année pour ce 30ème Téléthon exceptionnel je suis aussi Community Manager de 27 des 100 villes qui seront représentées à l’antenne au cours des 30h d’émission TV.

 

Mon rôle « digital » régional consiste à accompagner 22 équipes départementales autour de tous les outils web de l’AFM-Téléthon, autour d’Office 365, autour de leurs pages Facebook, Twitter, Instagram, leurs sites départementaux, etc. 

 

Mon rôle de Community Manager pour ce 30ème Téléthon est le suivi et accompagnement de 27 villes télévisées dans leur communication web, l’animation d'un événement Facebook et d'une page de collecte par ville, la supervision du contenu produit par les villes, le suivi de la mobilisation numérique et l’alimentation des réseaux sociaux nationaux du Téléthon.
  
Pourquoi le Téléthon a-t-il choisi Office 365
pour faciliter la collaboration interne ?

 

Jusqu’à récemment, le problème de l’AFM-Téléthon a toujours été de savoir comment partager nos documents avec nos milliers de bénévoles. Comment mettre en place une plateforme solide pour nos chercheurs ? Comment travailler tous ensemble ? Comment représenter aux yeux du grand public une vraie valeur de « famille du Téléthon » ? etc…

 

Les quelques salariés du siège de l’AFM-Téléthon avaient déjà une messagerie Exchange Outlook. Idem pour les chercheurs de Généthon qui avaient aussi leur propre messagerie et Sharepoint. 


Mais tout ce qu’on appelle la « Force T », c’est-à-dire tous les bénévoles, toutes les équipes départementales, les délégations, les services régionaux, n’avaient aucun outil à leur disposition, ni même ne bénéficiaient d’une adresse mail « Corporate ».
 
Conséquence, nos bénévoles envoyaient parfois des mails vers des partenaires ou des organisateurs de manifestation, avec leurs propres adresses personnelles (parfois fantaisistes), ce qui ne faisait pas très sérieux. Une seule solution d’unification et uniformisation de tous les « bras armés » de l’AFM-Téléthon semblait évidente : Office 365 !

 

Je n’ai personnellement pas tous les détails de l’accord ou partenariat passé entre Microsoft et l’AFM-Téléthon, mais comme Microsoft a un programme d’aide aux associations, l’AFM-Téléthon a été dotée de 5000 licences Office 365, ce qui couvre largement tous nos besoins et englobe tout le monde. Et les premiers à être servis ont été les bénévoles de la Force T. C’était un besoin primordial.

 

Note de Christophe Coupez : j’avais également mis en place Office 365 pour une association beaucoup plus petite, essentiellement pour utiliser SharePoint afin de gérer les membres. A lire mon billet sur ce sujet en cliquant ici.


Quel dispositif avez-vous mis avec Office 365
pour faciliter le travail dans le cadre du Téléthon ?

 

Le dispositif Office 365 à mettre en place est très complexe, car cette année, l’AFM-Téléthon a décidé de regrouper autour d’Office 365 toutes ses entités, mais les systèmes informatiques à la source divergent : annuaires active directory différents, logiciels bureautiques différents, certaines entités utilisent Sharepoint d’autres non, certaines entités ont leur propre intranet d’autres non, etc.

 

Pour les bénévoles des équipes départementales de la Force T, c’est un tout autre problème qui se pose : l’âge moyen des bénévoles qui pour la majorité sont des retraités qui maitrisent très mal l’informatique et le web et donc à fortiori Office 365.

 

Pour ces bénévoles de la Force T, on leur demande surtout d’apprendre à savoir utiliser la messagerie Outlook qu’Office 365 met maintenant à leur disposition. Chaque bénévole a désormais une adresse PrénomNom@afm-telethon.fr. Cette adresse « pro » rend les prises de contact par mail avec les partenaires plus sérieuses (entreprises, mairies, organisateurs, etc.).

 

Le référentiel documentaire est maintenant sous Sharepoint, organisé en espaces par rapport au rôle et à la structure de rattachement de chaque bénévole dans notre annuaire interne et système d’information, et présenté de manière très claire en 3 niveaux Siège/Région/Département (loin des interfaces austères de SharePoint qu’on peut trouver dans les grandes entreprises). 

 

Petit à petit nous allons introduire de nouvelles fonctionnalités comme Delve, Skype Entreprise. Pour l’instant nous leur bloquons Yammer pour ne pas les perdre, et pour éviter d’éventuels abus envers les chercheurs, qui eux, ont accès à toutes les fonctionnalités.

 

L’une des raisons du choix d’Office 365 était aussi d’apporter une alternative à un intranet vieillissant (2005) qui servait de stockage pour tous les documents des équipes départementales. Cet intranet était en fin de vie, et souffrait de failles de sécurité : il fallait le remplacer rapidement. La première étape lorsque nous avons démarré Office 365 a donc été de retirer toute la bibliothèque de documents de l’intranet pour la restructurer et la migrer dans des espaces Sharepoint sous Office 365.

 

La seconde étape a eu lieu début Octobre : nous avons déployé un nouvel « intranet collaboratif » autour d’Office 365 via la solution Powell365, qui en fait s’articule comme un site Sharepoint maitre qui distille tous les éléments importants pour un utilisateur au travers de ses flux Delve, de son OneDrive, des espaces Sharepoint auxquels il est rattaché… Le nom choisi pour ce nouvel intranet collaboratif (on pourra même parler de RSE quand Yammer sera ouvert pour tous) est SYNERGIE, c’est de bon augure.

 

Nous allons aussi utiliser des groupes Outlook pour créer des communautés transverses, en attendant d’activer Yammer à tous (ou les groups), ce qui représente pour moi un axe capital de progression du Téléthon. C’est la raison pour laquelle je me bats depuis des années au sein de l’AFM-Téléthon.

 

Ce réseau social va répondre à un besoin crucial au sein des équipes départementales du Téléthon. Car partout en France, chaque équipier a un rôle précis : reportages, gestion de contrats, remontée des fonds, relations avec les  scolaires et les entreprises, etc. Si on multiplie par le nombre de régions et par le nombre d’équipes, le besoin de collaboration et d’échange est énorme.

 

Or comment échanger entre nous, partager les bonnes pratiques, profiter des bonnes idées des uns et des autres, tirer les leçons des échecs, etc. ? La seule solution est de passer par des communautés transverses, et pour le moment il n’y en a jamais eu. Nous nous contentions de quelques groupes de travail en présentiel, et de grands rassemblements événementiels où nous pouvons échanger les uns les autres.
 
Donc tout est encore à faire de ce côté-là, et je ne compte pas lâcher l’affaire, je m’y attèlerai jusqu’au bout.


Tu as participé au déploiement de la solution. 
Comment ça se passe ?

 

J’accompagne 22 équipes départementales à utiliser Office 365. Dans un premier temps, je me déplace quelques samedis dans l’année en Aquitaine/Limousin/Poitou-Charentes/Midi-Pyrénées (j’en profite au passage pour remercier ma femme et mes enfants qui me laissent partir une partie du week-end) pour une formation en présentiel, avec de la théorie et beaucoup de pratique. 

 

Durant ces formations de 2-3 heures, je me concentre essentiellement sur Outlook (en abordant un peu les groupes), sur les 4 applications Office online en leur expliquant l’intérêt de la coédition simultanée pour le travail collaboratif entre eux, et sur Sharepoint avec la consultation de la bibliothèque de documents du siège de l’AFM-Téléthon mais aussi l’alimentation de leur propre espace départemental.

 

Dans un second temps, toujours sur mon temps libre le mercredi ou en soirée, l’accompagnement se fait surtout par email et par téléphone, généralement accompagné d’une prise de contrôle à distance via AnyDesk ou TeamViewer.

 

De plus, les questions et problèmes basiques revenant assez régulièrement, j’ai mis en place sur internet un outil de helpdesk et ticketing via l’opensource HESK. Cela me permet de suivre avec efficacité cet accompagnement, et surtout cela me permet au fil de l’eau d’avoir une base de connaissances et un réservoir de réponses détaillées pour répondre très rapidement et efficacement aux utilisateurs d’Office 365.

 

En outre, mon rôle d’équipier régional de soutien digital n’existe pas dans toutes les régions de France ; j’ai un homologue sur le Centre et Ile-de-France, mais c’est tout pour le moment. Donc pour contenter les autres régions, mais aussi pour permettre aux utilisateurs d’aller beaucoup plus loin dans leur apprentissage d’Office 365, mon homologue parisien et moi avons enregistré tout un tas de petits tutoriels vidéo expliquant pas à pas chacune des fonctionnalités de chaque application d’Office 365. 

 

Il en existe déjà plein sur Youtube, certes, mais l’avantage de faire les nôtres, c’est que la présentation graphique de l’environnement est la même que celle de l’utilisateur, et puis nous nous efforçons d’utiliser un vocabulaire compréhensible pour des bénévoles retraités et nous utilisons des cas d’usages concrets typiques qu’ils rencontrent quotidiennement dans leurs missions Téléthon. 

 

Puis j’ai développé et mis en place sur internet une sorte de petit site web e-learning très basique, pour concentrer tous ces tutoriels vidéo façon « faites votre marché pas à pas des fonctionnalités d’Office 365 que vous souhaitez acquérir /revoir /approfondir ».

 

Les jeunes en activité professionnelle, dans l’ensemble, ne s’en sortent pas trop mal tout seul. Pour les retraités, c’est plus compliqué, je vois nettement la différence après leur passage en formation : avant la formation, ils ont peur, ça leur parait très compliqué, souvent ils n’y vont même pas. Après la formation, ils se sentent beaucoup plus à l’aise, et je sais qu’ils vont se lancer

Quant aux tutoriels vidéo, ils sont extrêmement bien perçus, par le bouche à oreille ils ont très rapidement fait le tour de toute la France, parfois même ce sont quelques salariés du siège de l’AFM-Téléthon ou des chercheurs qui viennent y puiser ce qu’ils cherchent à faire, et il m’arrive même de former des bénévoles qui ont déjà parcouru mes tutoriels avant de se présenter à la formation.

 

Et avec l’arrivée de SYNERGIE notre nouvel intranet collaboratif et RSE (complètement intégré à notre Office 365 via la solution Powell365), dont je suis également « ambassadeur », cela va certainement dans les mois à venir nécessiter de nouvelles formations et un nouvel accompagnement…
  
Dans ton entreprise, hormis votre RSE dont tu as déjà parlé, quels sont vos autres outils collaboratifs ?

 

Côté Atos, la même année que notre RSE blueKiwi, en 2012, vous avons migré tout notre référentiel documentaire projets interne vers une solution on-premise de Sharepoint 2010. Et nous avons également migré Office Communicator vers Lync 2010.

 

Lync est définitivement l’outil collaboratif le plus utilisé et le plus adopté au sein d’Atos. Je pense même qu’on est à 100% d’adoption. D’ailleurs avec notre programme « New Voice », nous n’avons même plus de téléphones sur nos bureaux, nous sommes passés à du full Lync.

 

Avant cet été 2016, nous avons migré Lync 2013 en Skype Entreprise 2015, ainsi que Sharepoint 2010 en Sharepoint 2013. Et normalement d’ici le premier trimestre 2017 nous allons passer sous Office 365, et chaque collaborateur d’Atos bénéficiera d’une licence pour utiliser son environnement Office 365 à la maison. 

Ce sera pour moi assurément une autre expérience d’Office 365, et un autre environnement à découvrir, complètement différent de l’usage Téléthon.

 

Nous avons aussi un autre chantier en cours qui risque de changer la donne sur pas mal de choses au sein de notre société. En effet, l’année dernière Atos a également racheté la société Unify dont le produit phare collaboratif est « Circuit », un outil de messagerie unifiée qui par ses fonctionnalités se situe entre Skype Entreprise et les groupes d’Office 365. 

 

La politique du Groupe Atos va donc certainement nous pousser à nous tourner vers ce nouvel outil corporate ; et il se murmure même que notre RSE blueKiwi pourrait migrer à terme dans ce produit Circuit pour en faire un produit référence européen unique, qui se rapprocherait plus au moins des 2 derniers mastodontes américains annoncés ce trimestre que sont Workplace by Facebook et Microsoft Skype Teams.

 

Bref, de quoi alimenter et faire partager prochainement, entre « Office 365 » et « Circuit by Unify », de nouvelles expériences collaboratives et digitales.
 
 

 

 

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