Comment archiver des groupes Yammer ?

Depuis plus de sept ans, j'utilise les Réseaux Sociaux d'Entreprise (RSE) pour travailler sur mes différents projets, échanger avec mes collègues et avec mes clients.

Dans les entreprises qui utilisent les RSE pour travailler, la conséquence de cette adoption est une rapide croissance du nombre des communautés (ou "groupes" dans le jargon Yammer).

Or dans le panel de tous les groupes Yammer créés, certains sont toujours utilisés, d'autres n'ont plus aucune activité depuis plusieurs mois. C’est le cas par exemple pour les groupes Yammer utilisés pour animer des projets qui, depuis, sont terminés.

Une fois les projets terminés, que faire des groupes utilisés pour les animer ? Les supprimer purement et simplement posent question : ces groupes contiennent des échanges, des décisions, des discussions. De la même manière que vous archivez les mails échangés sur un projet lorsque celui-ci est terminé (à tort ou à raison d'ailleurs), vous voulez garder les discussions du groupe Yammer de votre projet toujours accessibles quelque part. Alors, à défaut de solution d'archivage, vous gardez tous vos groupes en ligne. C'est ce que je fais.

En soi, ce n'est pas vraiment un problème car il n'y a bien souvent aucune limite en stockage. Mais cela pose d'autres problèmes, d’ordre fonctionnel, en tout cas aux utilisateurs de Yammer.

> Une liste de groupes inutiles

Avec Yammer, les groupes que j'ai créés restent dans ma liste de groupes, affichée à gauche, ce qui gêne la lisibilité. Je ne peux pas les retirer, à moins de ne plus en être membre. Mais si j'en étais le dernier membre et le dernier administrateur, si je me retire, le groupe sera automatiquement supprimé dans la foulée. Or je veux garder les informations que ce groupe contient.

> Une pollution dans l'annuaire des groupes

Lorsque les utilisateurs recherchent des groupes sur des thèmes particuliers et qu'ils tombent sur des groupes qui n'ont plus aucune activité depuis plusieurs mois, ça fait mauvais genre. Ne pas pouvoir retirer les groupes qui ne sont plus actifs polluent donc singulièrement l'annuaire de votre réseau social Yammer et réduit donc mécaniquement son efficacité car il est préférable de proposer 50 groupes utiles à vos collaborateurs, que 1000 groupes inutiles.

> Des données de gouvernance faussées

Quand on déploie Yammer il est toujours motivant d'afficher à la direction un nombre important de groupes créés, car le nombre élevé témoigne de l’intérêt des utilisateurs. Mais des outils d'analyse montrent souvent que le taux d’activité des groupes n’est pas forcément élevé. Vous avez beau afficher 1000 groupes Yammer dans votre réseau, si en fait seuls 100 d'entre eux sont vraiment utilisés, cela fausse le jeux. Mais surtout, cela fausse votre jugement et les actions qui en découlent.

> Un discours compliqué avec l’utilisateur

Depuis que je fais de l'accompagnement des RSE, quasiment à chacune de mes interventions la question tombe : "Et comment on archive?". Pour moi, la question est bien fondée. Ce manquement criant de réponse à cette question constitue pour beaucoup de mes interlocuteurs une preuve d'immaturité de l'outil face au mail, qui lui, permet de conserver l'information sous plusieurs formes.

> Un cycle de vie du groupe difficile à expliquer

L'absence de solution d'archivage bloque aussi toute démarche de gouvernance, qui passerait par des règles d'usage auprès des utilisateurs. Quand je leur dis de supprimer leur groupe quand il n'est plus utile, immédiatement la question tombe : "Ok mais comment fait-on pour conserver les échanges en archive ?".

Bref c'est un vrai sujet pour lequel il n'y a pas vraiment de solution pour le moment, en tout cas pour Yammer, et à ma connaissance. Alors, quelle solution ?

Les solutions que je verrais, s'il fallait en donner seraient les suivantes :

Solution #1 : le plus simple, oubliez les archives !

C'est un point de vue que plusieurs personnes autour de moi partagent. Le principe, c'est qu'il y a 90% de chance que l'archive ne soit jamais utilisée. Alors, oublions les archives, et supprimons nos anciens groupes Yammer en priant pour qu’aucun compte ne nous soit demandé dans les semaines, mois ou années qui viennent.

Restent les cas particuliers de projets ou de sujets qui nécessitent dans tous les cas une trace de l’historique des échanges, et qui vont poser problème. Sans compter toutes les personnes qui ne prendront jamais le risque de supprimer toute l’historique d’un projet, de peur que des comptes leur soient demandés plus tard.

Solution #2 : la plus chère, développez la fonctionnalité, ou achetez un outil tiers (s’il existe) !

C'est ce que nous avions fait dans mon équipe en 2014, pour Bouygues Telecom sur le Réseau Social d’Entreprise SharePoint 2010 avec une couche Sitrion.

Nous voulions faire le ménage dans les "communautés" du réseau social : la grande quantité de « communautés » en ligne, mais non utilisées, devenait un vrai fardeau. Mais nous avions beau mener des campagnes de sensibilisation, nos utilisateurs refusaient de supprimer leurs communautés inactives si aucune solution d’archive ne leur était proposée.

Nous avions donc développé nous-même la fonctionnalité. En un seul clic, l’animateur de la communauté déclenchait une mise en archive qui se déroulait par un traitement de nuit : le lendemain, l’animateur pouvait récupérer un fichier zip complet contenant le contenu du mur d'échange (transformé en plusieurs PDF) et tous les documents échangés, transformés également en PDF.

Si vous ne pouvez pas développer cette fonctionnalité complémentaire par vous même, il vous faudra trouver un éditeur qui la fournisse dans une solution clé en main. Pour le moment, je n’en connais pas pour Yammer. Solution #3 : la plus efficace, espérez que Microsoft ajoute bientôt une fonctionnalité "archiver" dans Yammer

Mais la meilleure solution serait tout de même que Microsoft intègre une fonctionnalité "archiver" dans Yammer, au même niveau que le lien "supprimer".

En cliquant sur « Archiver », le groupe deviendrait "statique" (non modifiable). Il sortirait de la liste des groupes Yammer et resterait consultable à tout moment, en écriture seule depuis le profil de chacune des personnes qui en étaient membres. Et si j’en suis animateur, je peux à tout moment le restaurer. Exemple d'une page "profil", avec un onglet supplémentaire "Groupes archivés" :

En attendant... En attendant, la seule réponse que vous pouvez apporter à vos utilisateurs, c’est de se passer d’archives. Beaucoup de mes confrères sont très persuasifs (non pas parce que c'est le mieux pour les utilisateurs, mais parce qu'on ne peut rien faire d'autre) pour expliquer par A + B que les archives, c'est une notion "has been", qu'il faut avancer, savoir lâcher prise et avancer sans filet. Je le dis parfois (sans trop de conviction, ça doit se voir), mais moi même, je ne supprime aucun de mes anciens groupes. A ma connaissance, il n’existe aucun outil « simple » d’usage permettant d’archiver un groupe Yammer sous quelque forme que ce soit. Et je doute que Microsoft réfléchisse actuellement à une fonctionnalité d’archivage.

Cela vous promet de belles explications avec vos décideurs qui voudront que vous fassiez du ménage dans l’annuaire de vos groupes Yammer, et avec vos utilisateurs à qui vous demanderez cette action, et qui vous réclameront cette fonctionnalité pour s'exécuter.

PS : si vous avez des solutions alternatives, je suis preneur. N’hésitez pas à me contacter à mon adresse christophe.coupez@abalon.fr