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Gérer une association avec Office 365

October 21, 2014

Depuis 2006, je suis bénévole pour deux associations : http://www.unisep.org et http://www.cambrai-amitie.org. Je réalise leur site web et je les conseille quand ils en formulent le besoin.
 
La problématique
 
Concernant l'association Cambrai-amitié, nous avions une problématique à gérer depuis depuis plusieurs années : la gestion des adhérents. C'est que l'association en a beaucoup : plus de 1000. Le fichier excel a vite trouvé ses limites, d'autant que nous sommes plusieurs à devoir y accéder en ligne.
 
J'avais bien essayé plusieurs logiciels dédiés à la gestion d'association, mais ils restaient souvent chers. Surtout, ils sont très compliqués à utiliser avec des fonctionnalités alambiquées, et des reportings dans tous les sens. Et ces solutions sont souvent monopostes.
 
Ce dont nous avons besoin c'est d'une application SIMPLE, accessible en ligne par plusieurs personnes, permettant de saisir une fiche par adhérent avec les principales informations habituelles, et d'un affichage de la liste des adhérents sous différents critères. C'est tout.
 
La solution 
 
J'ai trouvé la solution idéale (et gratuite) pour gérer la liste des adhérents, et dans le même temps, pour partager les documents de gestion de l'association (brochures d'information, etc). Cette solution est accessible en ligne, par les quelques membres de la petite équipe du bureau : rien à installer sur nos postes, ni sur d'hypothétiques serveurs informatiques. Toute la puissance du Cloud.
 
Cette solution magique, c'est Office 365 de Microsoft, pour les associations. Car vous ne le saviez peut être pas, mais sous certaines conditions d'éligibilité, Microsoft offre sous forme de don des licences Office 365 aux associations à but non lucratif.
 
La réalisation
 
Ce qui m'intéresse le plus dans l'offre de Microsoft, dans sa version gratuite pour les associations, c'est avant tout l'accès à SharePoint 2013 Online.
 
Pour aider le bureau à gérer l'association, j'ai créé un site SharePoint, ainsi que plusieurs listes de documents, et d'informations. Ce site est réservé en accès aux quelques rares personnes membres du bureau ; certaines ont un accès en lecture seulement, d'autres peuvent ajouter ou modifier des données.
 

 
Sur la page d'accueil, j'ai activé le mur d'échange natif de SPS 2013 (RSE light) pour créer un lieu d'échanges entre nous (pas de Yammer Professionnel dans l'offre gratuite). Mais sans me faire d'illusions sur son adoption sachant que les membres du bureau de cette association pour retraités n'ont rien des digitial  natives ! Néanmoins, la fonctionnalité est là, et c'est bien pratique.
 
J'ai commencé par créer une liste documentaire pour partager les principaux documents administratifs de l'association, ainsi que les différentes brochures, flyers, affiches, ...
 
La gestion des adhérents
 
Pour gérer les adhérents, j'ai créé une simple liste structurée, avec les quelques champs dont nous avions besoin pour gérer les adhérents : identifié, adresse postale, adresse email, ...
 

Pour ajouter un nouveau membre, ou modifier les informations d'un membre existant, il suffit de renseigner les informations affichées dans un formulaire électronique affiché automatiquement par SharePoint.
 

 

Ensuite, le système des "affichages" que propose SharePoint depuis ses toutes premières versions il y a plus de dix ans, permet d'afficher la liste des adhérents sous différents regroupements : par club d'appartenance (l'association fédère plusieurs clubs), par ville, ... Les listes sont simples à manipuler, claires et efficaces. C'est la solution idéal pour les membres du bureau, qui ne sont pas de grands experts en outils informatiques.
 
Il est possible de créer jusqu'à 25 utilisateurs dans le mode gratuit et de donner à certains des droits d'écriture, ou simplement de lecture. Bref, le fonctionnement SharePoint très classique.
 
Comment en bénéficier ?
 
Pour en bénéficier, c'est très simple. Rendez-vous sur la page qui décrit l'offre destinée aux associations. Choisissez le cas qui correspond à votre contexte (cliquez sur l'image ci-dessous) et suivez les indications.
 

 Le plus compliqué reste leur méthode pour vérifier si vous êtes bien l'association que vous prétendez être. Pour cela, il vous est demandé de saisir le nom de domaine de votre assocation (certainement pour vérifier qu'il y a un site réel derrière ?). Pour prouver que vous êtes propriétaires du site, vous devez ajouter des champs "txt" dans les infos DNS liées à votre nom de domaine, et là... ce n'est pas à la portée de la petite association de quartier.
 
Mais si vous rencontrez des problèmes (ce qui était mon cas, avec un nom de domaine acheté chez OVH mais transféré chez WIX, ...), vous pouvez ouvrir un ticket d'incident. J'ai été rappelé au téléphone quelques jours après pour trouver une solution. Et plusieurs jours après ce coup de fil, un nouvel appel pour me demander si tout était réglé. Superbe assistance pour une offre... gratuite !
 
En conclusion
 
Des solutions comme SharePoint étaient réservées il y a encore très peu de temps à des sociétés de taille relativement importantes, disposant d'infrastructures techniques (serveurs Web, serveurs de bases de données), et d'équipes pour gérer infrastructures & socle SharePoint (installation, mise à jour, etc).
 
Aujourd'hui, je suis moi même surpris d'avoir pu proposer à cette modeste association du Nord de la France une solution en tout point identique à celle que je mets en place pour une société de 9000 personnes. Le cloud a permis de démocratiser l'accès à ce type d'outil à toutes les structures, grandes et petites. Nulle doute que les PME, et TPE n'hésiteront pas à profiter de cette aubaine.
 
Quoique... Le produit ne fait pas tout : encore faut-il en comprendre les usages, et les possibilités.
 
SharePoint reste connu par ses utilisateurs uniquement comme un super outil de gestion de documents ; sa principale fonctionnalité à sa sortie, en 2001, il y a 13 ans. L'usage que je décris ici, à savoir gérer de l'information structurée (avec un formulaire de saisie) reste encore mal connue.
 
L'essentiel de l'intérêt de l'outil s'y cache pourtant, parce que ce type de fonctionnalité ouvre la voie à la digitalisation interne des entreprises, et à la mise en place d'outils métiers à (très) peu de frais. Nous en reparlerons dans un prochain billet.
 

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