Sur un plan purement sémantique, le mot « intranet » désigne l’utilisation des technologies de l’Internet au sein d’une entreprise (applications Web, navigateur internet, …). Du coup, tout le monde en a une interprétation différente, et bien souvent tronquée. Quand on prononce le mot « intranet », certains entendent « portail d’entreprise », d’autres pensent seulement « publications de la Com interne », ou d’autres encore « outil métier ». Pour mieux comprendre, il faut faire un peu d’histoire, en prenant quelques raccourcis pour montrer les principales périodes. Les grandes périodes de l'histoire de l'intranet Période 1 : la naissance A la fin des années 1990 / début 2000, à la naissance du concept, « l’Intranet » désignait une page d’accueil toute bête, et quelques articles d’information publiés par la Communication interne, guère plus. Cet intranet sous contrôle de la Communication Interne, appelons-le « Intranet Corporate ». Du coup, la cartographie de l’Intranet au sens général, était ridiculement simple :
Période 2 : la croissance Rapidement, le périmètre de « l’intranet » (au sens sémantique) a grossi, et a échappé en partie au périmètre de l’intranet « Corporate ». Les structures métier de l’entreprise ont rapidement compris l’intérêt des applis web, et de plus en plus d’applications métier Web de type Intranet sont apparues. S’y ajoutaient des sites de communication édités par les propres structures vers leurs collaborateurs. Au centre, la « bulle » de l’intranet Corporate s’adapte pour apporter une cohésion à l’ensemble : la notion de PORTAIL apparaît pour centraliser les accès et syndiquer les contenus :
Période 3 : le collaboratif SharePoint a ouvert le bal du collaboratif, avec sa version 2003, qui permettait de partager des documents, mais aussi des informations « structurées » au travers de listes, de formulaires électroniques. Facile à mettre en place, plus efficace que les serveurs de fichiers, le déploiement de SharePoint implique un accroissement de l’intranet global. L’intranet Corporate devant toujours apporter une cohésion, un moteur de recherche et un portail amélioré doit donner un liant à tous ces contenus.
Période 4 : la vidéo C’est le rôle de l’Intranet Corporate que de proposer des innovations dans la manière de partager, de communiquer, d’échanger. Les plateformes vidéos en sont une : en une vidéo rapide, il est possible d’expliquer un concept ou le fonctionnement d’un outil. C’est ni plus ni moins le concept des MOOCS qui remporte aujourd’hui un grand succès.
Période 5 : le social Les Réseaux Sociaux d’Entreprise, c’est le grand sujet du moment dans les grands comptes. C’est pourtant un concept déjà ancien (2010), mais dont de plus en plus d’entreprises commencent à comprendre les enjeux. Microsoft en tête, qui place Yammer en fer de lance de ses offres. Tout comme le portail en son temps, le moteur puis la plateforme vidéo, le RSE est une démarche de progrès qui se greffe sur la sphère de l’intranet Corporate. Avec le RSE naissent les communautés d’échange (communautés Projet, de support, d’équipe, de partage d’idées) qui s’ajoutent au périmètre global de l’intranet au sens large. Le portail d'entreprise doit s'adapter pour intégrer le fil du RSE dans sa page d'accueil.
Période 6 : la digitalisation Nous y sommes, en plein dedans, et pour cause : la digitalisation devient possible grâce aux différentes briques disponibles, RSE et sites collaboratifs. Au sein de l’entreprise, des équipes réfléchissent de plus en plus à la manière de passer du mode de travail hérité des années 90 à un mode plus efficace qui exploiteraient les solutions disponibles. La digitalisation exploite toutes les briques actuellement en place : RSE, Collaboratif, vidéo, portail. L'évolution de la "com interne" Dans la plupart des entreprises, l’intranet Corporate (le noyau central des précédents dessins) est sous la responsabilité de la Direction de la Communication Interne. Avec mon équipe , je travaille avec la Direction de la Communication interne depuis près de quatorze années. Au cours des 14 dernières années, nous avons travaillé ensemble aux solutions à apporter à l'évolution de l'écosystème intranet. Et j’ai assisté à la formidable mutation et adaptation de ceux qu’on appelle « COM interne » qui est devenue une « COM digitale ». Leur mission au fil du temps a largement dépassé la mission éditoriale « historique » qu’on leur connait. Un exemple d’adaptation assez unique dans un tel métier. Avec la Com interne, notre problématique est passée de "Comment diffuser un article à tous les collaborateurs" ...à des problématiques carrément opérationnels : "Comment améliorer l'efficacité des collaborateurs, et de façon plus générale, comment améliorer l'efficacité de toute l'entreprise par de nouveaux modes de travail". L'intranet, vecteur de progrès En conclusion, les sujets de préoccupations de la MOA / MOE de l’intranet, dépassent de très loin la simple « communication éditoriale » pure comme il y a 14 ans. Elles sont depuis longtemps orientées sur des questions de recherche d’efficacité, et sur l’intégration de nouveaux usages et modes de travail au sein de l’entreprise. A ma connaissance, rares sont les entreprises qui disposent d'équipes missionnées sur ces sujets, en dehors des équipes en charge de l'intranet. En résumé, l’évolution de « l’intranet Corporate » sur ces 14 années, et l’évolution des problématiques auxquels il doit répondre, c’est ça :
En conclusion, l'intranet Corporate n'est plus la petite page d'accueil de ses débuts. L’intranet Corporate est aujourd’hui un ensemble de solutions qui ont plusieurs objectifs : apporter de la cohérence à l’ensemble des sites et outils Intranet, apporter des outils d’efficacité, fluidifier les échanges, permettre de simplifier la collaboration entre les équipes et les experts. L'intranet doit accompagner l'évolution et la modernisation de l'entreprise. Il doit pouvoir évoluer pour apporter les nouveaux modes de travail. Dans ce cadre, l’intranet Corporate est un vecteur de progrès en permettant d’intégrer les nouveaux modes de travail au sein de l’entreprise, et notamment la digitalisation.