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Adieu Word cruel

June 3, 2014

Depuis 2012, j'anime une démarche personnelle au sein de l'entreprise qui m'emploie pour expliquer comment "travailler autrement" en exploitant le Réseau Social d'Entreprise (RSE), en alternative au mode de travail "tout mail" hérité des années 90.
 
Depuis 2010, j'utilise le Réseau Social d'Entreprise de manière intensive. J'anime mon équipe avec une "communauté" du RSE et tous nos projets informatiques (développements web pour l'intranet) sont intégralement gérés et animés via des communautés du RSE.
 
Dans le cadre de mes actions "d'évangélisation" (lire mon billet sur ce rôle) en interne ou dans d'autres entreprises qui échangent avec nous, j'explique quel est mon quotidien depuis plusieurs années avec ces outils et avec nos méthodes de travail. À chaque fois je note une vraie surprise chez mes interlocuteurs,  particulièrement lorsque j'explique que...  :
 
- ... que depuis 2010 ans nous gérons entre 20 et 30 projets informatiques par an, petit ou grands, uniquement par des communautés projet. Dans la grande majorité des cas, nous n'échangerons aucun mail : tous les échanges se font par l'intermédiaire d'un mur d'échange à la manière de Facebook
 
- ... que depuis 2010 toute mon équipe est animée via une communauté d'équipe, pour faciliter les échanges entre des équipiers géographiquement éloignés (télétravail ou équipiers en province) et recréer un environnement commun d'échange et de partage
 
- ... que depuis 2004 je n'utilise plus aucun "serveur de fichiers" traditionnel (hérité des années 90) : tous nos documents sont rangés dans des sites Sharepoint, et de plus en plus, dans des communautés du RSE.
 
- ... que depuis 2004 nous utilisons sharepoint pour gérer les données "métier" de notre activité au travers de "listes Sharepoint" et de formulaires électroniques. Autrement dit, l'utilisation d'excel pour partager des données brutes se limite à des feuilles sur lesquelles il y a des calculs un peu plus compliqué que de simples additions
 
- ...  que depuis 2012 ans environ, nous n'utilisons quasiment plus le traitement de texte "word" au sein de mon équipe
 
Paradoxalement ce dernier point qui met le plus en émoi mes interlocuteurs.Le plus amusant c'est que je n'ai pris conscience de notre abandon du traitement de texte que récemment, alors que j'ouvrais word à la maison sur mon ordinateur personnel pour faire une lettre administrative. J'avais subitement eu l'impression de ne pas avoir vu l'interface depuis très longtemps.
 
Que s'est-il donc passé ces dernières années pour que le sacro saint Word ne soit plus notre outil de travail dans notre équipe ? En fait il s'est passé simultanément deux choses...


Première chose :  l'adoption massive au sein de notre équipe du réseau social d'entreprise (RSE) pour gérer nos projets et la vie de notre équipe.
 
Cela a eu pour conséquence de modifier notre manière de communiquer. Terminées les "notes internes" en word avec le "cartouche" et les paragraphes "qualité" obligatoires. Finis aussi les comptes rendus de réunion en word. À la place : des billets de blog, intégrés dans des communautés. L'avantage : une obligation de faire court, concis et sobre. A l'opposé des documents word complexes, (trop) longs, et (trop) rédigés. Une gageure pour moi, (trop) littéraire et qui était habitué à y (trop) raconter la vie. Mais si c'est un crève cœur pour moi, c'est un gain de concision et d'efficacité indéniable pour les équipes.
 
Seconde chose : nous avons modifié notre façon de
faire nos spécifications projet.

 
La cause ? Un projet majeur, sur lequel je travaillais il y a 2 ans, et dont le délai de réalisation avait été divisé par deux en plein vol. Il avait fallu "faire autrement" pour réduire le temps de conception et paralléliser les développements sans sombrer dans le formalisme scrum qui oblige tous les participants à partir en formation. C'est à cette occasion que j'ai abandonné les spécifications "word" traditionnelles (les derniers restes d'une charte qualité que j'avais déjà bien malmenée les années précédentes) pour des spécifications 100% visuelles sous PowerPoint, lisibles et compréhensibles par la maîtrise d'ouvrage mais aussi par mes développeurs. Dans un même document : ergonomie, maquette, et règles de gestion (ça fera l'objet d'un prochain billet).
 
Ce que j'explique ici ce n'est pas le mode de travail utopique du futur.
 
Nous travaillons tous les jours dans ce mode depuis plusieurs années et cela réussit bien à notre équipe. Nous avons pu réaliser des projets complexes et innovants dont un en particulier dont je parlerai dans un prochain billet (aussi).

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