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Digitaliser votre équipe

November 23, 2013

Peut être avez-vous entendu cette expression : "digitaliser les équipes". Mais ça veut dire quoi ?
 
C'est quoi la digitalisation ?
 

En fait le terme est mal choisi puisque (presque) tous les collaborateurs des grandes entreprises travaillent avec un moyen informatique (PC, traitement de texte, messagerie, ...). D'emblée, on peut donc dire que le travail est déjà digital si les supports et les moyens de ce travail le sont également. Mais c'est plus subtile.
 
Ces derniers temps, si on vous parle de digitalisation des équipes, c'est encore autre chose qu'il faut comprendre. Dans ce terme on oppose les équipes qui "travaillent comme avant" avec les équipes qui "travaillent autrement".
 
"Travailler comme avant" c'est s'échanger entre collègues ou acteurs projets des mails à tour de bras : pour poser des questions, avoir les réponses, partager des documents, partager des infos, etc. Les deux outils phare de ce mode de travail sont ceux qui existent depuis 20 ans à savoir la messagerie et le classique serveur de fichiers dans le meilleur des cas pour partager des fichiers. La conséquence de la systématisation des mails c'est une déperdition de l'information dans les boîtes mails et une charge conséquente à consacrer chaque jour pour trier, classer et traiter les mails reçus et envoyés.
 
"Travailler autrement", c'est un nouveau mode d'échange et de collaboration né d'un constat simple : le contexte des entreprises les plus soumises à la compétitivité ayant tellement changé au cours des dernières années - voir des derniers mois pour beaucoup (toujours plus de réactivité, d'agilité, de productivité, ...), qu'il semble impossible de travailler comme il y a 20 ans, à une époque ou (avec le recul) le nombre de missions à remplir était moins élevé.
 
"Travailler autrement" c'est donc rechercher toutes les solutions  alternatives (essentiellement digitales) qui permettent d'optimiser les échanges entre les collaborateurs en limitant à son maximum les échanges de mails dont on sait que l'abus nuit gravement à la productivité.
 
Les solutions
 
Il existe des solutions à un usage exclusif du mail. Ça passe par les RSE (Réseau social d'entreprise) mais pas seulement. Le réseau social d'entreprise fera l'objet d'un point particulier dans ce site pour expliquer ce que c'est exactement, à quoi ça sert, comment (bien) s'en servir et comment accompagner son déploiement.
 
Disons pour simplifier que c'est l'usage d'un "Facebook like" uniquement au sein de l'entreprise. Quoi que faire l'analogie avec Facebook n'est pas une bonne idée : si vous utilisez cette image devant un auditoire dubitatif, la moitié des personnes qui vous écoutent penseront aux blagues et photos de vacances qu'ils postent chaque jour et se demanderont si c'est bien sérieux, et autre moitié se diront que comme pour Facebook, juré promis craché  ils n'y mettront jamais les pieds (on en dit tellement de mal dans les médias et la NSA n'est-il pas à l'écoute de tous mes posts ??)!
 
Pourtant les RSE sont maintenant une réalité dans bon nombre de grandes entreprises. Le temps où les journalistes ou universitaires qui n'avaient aucune idée de quoi ils parlaient (j'ai des noms, et j'ai toujours les articles) affirmaient que c'était une lubie de DSI sans avenir, est révolu.
 
Mais il n'y a pas que les RSE. Entre deux équipes le flux de mails peut être judicieusement remplacé par des formulaires électroniques. Dans ce cadre des outils comme Sharepoint sont précieux : ils permettent de mettre en place en quelques heures des sites métier à base de formulaires électroniques avec du simple paramétrage.
 
Comment identifier les solutions ?
 
Reste maintenant à définir les bonnes solutions à utiliser  pour fluidifier et canaliser les échanges qu'une équipe avec d'autres équipes.Sur ce sujet ma méthode est simple : elle consiste à comprendre la nature des échanges entre une équipe et les autres équipes avec lesquelles elle travaille. Une "équipe" dans ce contexte pouvant être une structure de l'entreprise ou tout autre regroupement d'individus comme par exemple une équipe projet. Il faut alors identifier les flux d'échange entre ces groupes et la nature de ces échanges (mails avec des infos, etc), pour pouvoir les "canaliser" et les structurer.
 
En réalité ma méthode est constituée de six étapes successives et cette analyse est une partie d'une de ces étapes. Je présenterai cette méthode prochainement dans ce site.
 
Certains flux de mails pourront être remplacés avantageusement par des communautés d'un RSE, d'autres par des formulaires électroniques au travers de sites métiers. Le but étant d'optimiser, fluidifier et de structurer ces échanges pour limiter les afflux de mails et les risques associes en déperdition, manque de métrologie, perte d'efficacité.
 
Les difficultés
 
L'exercice n'est pas simple parce qu'il est nécessaire pour faire cet exercice d'avoir une excellent connaissance et une vraie maîtrise des outils alternatifs (RSE et autres). Une équipe de support avec un ou plusieurs "coach 2.0" dans l'entreprise est indispensable pour aider les structures à mettre le pied à l'étrier. Une fois en scelle elles deviendront rapidement autonomes.
 
Au delà de la méthodologie, la sensibilisation des équipes est importante car paradoxalement, si tous les collaborateurs se lamentent de la quantité astronomique de mails a traiter, lorsqu'il leur est proposé de "travailler autrement" avec d'autres outils pour réduire cet impact, le tout premier réflexe est bien souvent le refus.
 
Encore une fois, comme tout projet de déploiement, le paramètre le plus délicat n'est pas la technique mais bien les hommes qui vont l'utiliser.

 

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