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Digital Inside est un site dédié à la promotion, sensibilisation et accompagnement du digital interne au seins des petites, moyennes et grandes entreprises.

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Pour toutes les Ets
Grands groupes, PME et même TPE

Il y a encore quelques années, seules les grandes entreprises avaient les moyens de déployer des solutions digital interne au sein d'une entreprise ; les outils étaient encore peu nombreux. Aujourd'hui, ces solutions sont accessibles à toutes les entreprises : la révolution est bien là !

Le Digital interne & Office 365
pour les grands groupes

Les grands groupes n'ont pas attendus Office 365 pour déployer les outils du Digital Interne depuis plusieurs années. Sans pour autant les employer pleinement.

 

Avant Office 365, ces outils étaient principalement la messagerie avec Exchange / Outlook, SharePoint, la messagerie instantanée avec Communicator au début (2007), Lync ensuite (aujourd'hui Skype for Entreprise).

Jusqu'à l'avènement d'Office 365, ces déploiements ne pouvaient se faire que "on Premise", c’est-à-dire que les outils étaient installés sur une infrastructure (serveurs informatiques, …) internes à l'entreprise, gérés par les collaborateurs de l'entreprise.

 

Jusqu'à l'avènement d'Office 365, ces déploiements ne pouvaient se faire que "on Premise", c’est-à-dire que les outils étaient installés sur une infrastructure (serveurs informatiques, …) internes à l'entreprise, gérés par les collaborateurs de l'entreprise.

 

Ces outils ne sont pas simples et requièrent une vraie expertise, à la fois pour l'installation, mais aussi pour la maintenance, la mise à jour des versions, les sauvegardes de sécurité, etc. Pour gérer tout ça, les compétences à avoir en interne sont donc larges : en architecture d'infra (serveurs), en système d'exploitation des serveurs, en base de données (SQL server), et des compétences sur les outils eux-mêmes, pour savoir gérer par exemple une "ferme" SharePoint. Seules les grandes entreprises (groupes) peuvent se permettre ces dépenses.

Du coup, ces installations "on premise" ont aussi la fâcheuse d'être longue à déployer, et difficile à mettre à jour. Il faut donc oublier les déploiements rapides d'un nouvel outil car chaque déploiement nécessite de mobiliser plusieurs acteurs, de faire des études, de monter éventuellement de nouveaux serveurs.

 

On oublie aussi les mises à jour fréquentes des versions parce que ces opérations sont longues et risquées : il y a encore dans nos entreprises des sites en SharePoint 2007 qui n'ont jamais été migrés dans des environnements plus récents.

Pour ces raisons, l'avènement d'Office 365 (cloud) apporte une révolution dans la complexité de gestion et de maintenance de ces outils, puisque l'entreprise n'a plus aucune infrastructure à maintenir. Elle gagne aussi en rapidité de déploiement : activer un outil d'Office 365 pour l'ensemble de l'entreprise est de l'ordre de la minute. Elle gagne aussi en sécurité et en richesse fonctionnelle, puisque les nouvelles versions sont proposées de manière transparentes, sans aucune action technique à réaliser.
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

         

"il y a quelques contreparties à accepter"

 LE PRIX   l'entreprise doit payer un abonnement pour chacun de ses utilisateurs, selon plusieurs niveaux de licence qui dépendent des fonctionnalités dont elle souhaite bénéficier. Mais en contre partie, le prix total est souvent inférieur au coût d'exploitation On Premise de la solution

 LA MAITRISE   Elle perd aussi "la main" sur les déploiements des versions, qu'elle ne peut pas empêcher, ce qui pose souci aux équipes qui gèrent le support aux utilisateurs.

 

Mais cet inconvénient devient vite un avantage quand cela garantit à l'entreprise des versions à jour ce qui évite aux collaborateurs de travailler sur des versions de SharePoint en retard de 10 patchs de sécurité, ou sur des versions obsolètes (SPS 2007 par exemple).

 HEBERGEMENT EXTERNE  L'entreprise perd aussi la main sur l'hébergement de ses données, puisque physiquement, avec Office 365, les données de l'entreprise transitent par internet, pour être stockées dans les data Center de Microsoft  (il y a des DataCenters en France et des solutions mixant hébergement on Premise / cloud existent).

 

En contrepartie, l'entreprise bénéficie d'une force de frappe énorme en termes de sécurisation de la données, que toutes les entreprises ne peuvent garantir en internes sans avoir les experts dans leurs équipes. 

Le Digital interne & Office 365
aussi pour les PME 

La vraie révolution, c'est qu'avec une offre comme Office 365, la transformation digitale devient désormais possible pour les PME et même pour les TPE, ces entreprises pour lesquelles la mise en œuvre "on premise" de ces outils était impensable il y a encore quelques années en raison des coûts de déploiement et de maintenance.

Aujourd'hui, une PME ou même de TPE d'une poignée de personnes peuvent utiliser à moindre coût les mêmes outils de performance et d'efficacité que ceux déployés par des groupes de 200 000 personnes et plus. C'est un tournant dans l'histoire des entreprises, sont les moyens restaient proportionnels, toujours, à leur taille.

La prochaine révolution viendra de ces entreprises de moyenne et petite taille  qui vont progressivement prendre conscience que ces solutions d'efficacité personnelle et collective sont aujourd'hui à leur portée, si tant est qu'elles sachent correctement les exploiter et les déployer auprès de leurs employés. 

Preuve de cette révolution qui s'annonce, l'accompagnement qu'ABALON (la société qui m'emploie) apporte à des PME de quelques personnes à plusieurs centaines de collaborateurs, qui souhaitent se transformer et tirer partie des solutions digitales. Après une première rencontre nous leur proposons des cas d'usage rapides pour tirer pleinement partie de ces outils : il y a des cas d'usage toujours intéressants à explorer.

Paradoxalement, les mises en œuvre sont souvent plus simples que dans les grands groupes : les circuits de décision sont plus courts, les freins au niveau informatique (équipe technique) beaucoup moins forts, les sociétés plus agiles et friandes de toutes solutions pouvant leur apporter un avantage concurrentiel rapide.

 

Elles apprécient de pouvoir montrer à leurs collaborateurs que l'entreprise est moderne par exemple avec des solutions mobiles pour gérer les équipes (exemple avec StaffHub)

Et même pour les TPE
de quelques personnes  

Mais les solutions d'office 365 peuvent apporter aussi des atouts majeurs pour des très petites entreprises d'un seul salarié notamment avec des solutions comme Bookings.

 

Une prochaine publication montrera comment une entreprise comprenant une seul salariée (Agnès VILLOUTREIX) a pu déployer Office 365 pour apporter une réponse à son business.​

Pour suivre les publications, cliquez ici

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