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Digital Inside est un site dédié à la promotion, sensibilisation et accompagnement du digital interne au seins des petites, moyennes et grandes entreprises.

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Mieux collaborer 
AVEC VOS PARTENAIRES EXTERNES

Nous collaborons tous avec des professionnelles d'autres entreprises. Ce sont vos fournisseurs ou vos clients. Votre collaboration nécessite de communiquer, de dialoguer, de partager des fichiers.

Les enjeux colossaux d'une bonne collaboration


Les enjeux d'une collaboration fluide et sécurisée entre les deux partenaires sont colossaux mais pourtant encore largement sous estimés.

 

Un mauvais partage d'informations peut avoir de graves conséquences. Par exemple : fabrication lancée sur la base d'une mauvaise version d'un plan, décisions non partagées, données financières obsolètes, etc.

Une mauvaise qualité de collaboration a aussi un impact sur l'efficacité des deux partenaires. Trier les messages et documents partagés prend beaucoup de temps. Et ne rien trier en coûte encore plus, en recherche de l'information. 

 

Et si vous collaboriez autrement ?


Dans une grande majorité des cas, les entreprises communiquent entre elles en utilisant la messagerie, un outil déployé dans les entreprises il y a un peu plus de ... 30 ans. Il est peut-être temps de passer à autre chose.

La solution, c'est de collaborer entre vous avec TEAMS, l'outil collaboratif de Microsoft. Teams est l'un des principaux outils de la suite Office 365 de Microsoft. Il permet d'établir entre les deux partenaires une véritable plateforme de collaboration pour dialoguer et partager plus efficacement et de manière plus fluide.

Pour comprendre comment collaborer avec Teams, visualisez cette vidéo (5 min) :

 

Comment inviter vos partenaires à collaborer avec Teams ?


Vous êtes convaincus et vous voulez entrer dans un mode de collaboration digne du 21ième siècle avec vos partenaires mais vous ne savez pas comment faire ? 

  • Utilisez la version gratuite de Teams, ou achetez des licences Office 365 : Teams est désormais accessible gratuitement comme expliqué dans cette page. Vous trouverez également toutes les informations utiles dans cette page.

    Mais sachez que Teams n'est qu'un des outils d'une suite plus large, la suite Office 365, qui propose un panel d'outils très efficaces, qui conviennent autant aux (très) grandes qu'aux (très) petites entreprises (lire cet exemple d'une TPE de 3 personnes). En achetant des licences, vous accédez à un environnement bien plus large et plus riche.

    Si vous êtes convaincu de l'importance de ce type d'outils pour votre activité, n'hésitez pas à me contacter pour que je vous aide  à expliquer les enjeux auprès des responsables de votre société.
     

  • Autorisez l'accès invité de Teams : par défaut, il est impossible d'inviter des personnes extérieures à votre organisation. Si vous avez des licences Office 365, paramétrez Teams de manière à permettre l'invitation de personnes externes à votre organisation. 

    Seuls les administrateurs Office 365 de votre entreprise pourront faire cette action. Pour savoir comment réaliser cette opération, consultez cette page. Attention, certaines entreprises ont une gouvernance très stricte sur les accès externes. Mais une bonne gouvernance est une gouvernance qui évolue dans le temps, en fonction des (vrais) risques et des (nouveaux) gains qu'un nouvel usage, inconnu jusque maintenant, peut apporter à l'entreprise.

    Si la gouvernance interdit cet usage, n'hésitez pas à expliquer les gains que vous avez identifiés en utilisant ce mode de collaboration, pour faire évoluer la gouvernance. Contactez-moi si vous avez besoin d'accompagnement dans cette démarche.

     

  • Expliquez votre projet à vos partenaires : tout le monde se plaint de traiter trop de messages, mais personne n'aime changer de vieilles habitudes. Pour leur expliquer pourquoi il faut remplacer la messagerie par Teams, envoyez-leur le lien vers la vidéo et discutez-en ensemble :

              http://CollaborationPartenaires.digital-inside.net


  • La vidéo permettra de leur expliquer l'outil, et les gains qu'il peut apporter à votre collaboration.

 


Pour comprendre comment bien utiliser Teams


Teams est un outil intuitif et simple, mais il est tout de même nécessaire d'en connaître les principales fonctionnalités pour l'utiliser au mieux de ses possibilités. C'est la condition pour en tirer le plus grand avantage. Les fonctionnalités essentielles à maîtriser sont :

 

  • les fonctionnalités de "post" de message (adresser une personne, mettre en forme, ...)

  • La manière de gérer / poster les documents

  • La gestion des notifications (savoir si on vous a adressé un message, ou répondu, ...)

  • La gestion des canaux

  • Etc

Pour cela, n'hésitez pas à vous explorer le centre d'aide de Teams, par microsoft :
https://support.office.com/fr-fr/teams

CentreAideTeams.JPG

Et ensuite ?

 

Cette digitalisation de votre relation avec vos partenaires vous fera certainement découvrir la puissance de ce type d'outils par rapport à une collaboration avec la seule messagerie, comme il y a 30 ans, dans les années 90.

Teams n'est qu'un des outils d'une suite logicielle bien plus large : Office 365.

 

Il ne s'agit pas que d'outils, mais bien d'une nouvelle façon de collaborer dans l'entreprise, dont les gains dépassent même la seule efficacité des équipes. Ces usages influencent aussi les postures au sein de l'entreprise, et sont un socle fondamental dans les projets de transformation (agilité, prise d'initiatives, etc).

Pour être accompagné sur ces démarches, n'hésitez pas à me contacter.
Pour savoir comment je peux vous aider, cliquez ici 
(réalisé avec Sway, un autre outil de la suite).

Remerciements

 

Cette nouvelle rubrique m'a été inspirée par Stéphanie Zhao et Hervé Aubry, les cofondateurs de la société Z&Z solutions petite société de 3 personnes que j'ai eu l'occasion d'accompagner.

 

Ils ont acquis des licences Office 365 et sont convaincus de l'intérêt du digital dans leur activité, mais surtout dans leurs échanges avec leurs clients. Restait à savoir comment présenter ce sujet à leurs partenaires. Cette rubrique est faite pour cela.

Vous pouvez lire leur interview en cliquant ici.