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Exchange
l'outil de messagerie

La description

De tous les outils d'Office 365, Exchange sera certainement celui qui sera le plus simple à décrire, tout simplement parce qu'il s'agit d'un outil utilisé en masse depuis la fin des années 90 : la messagerie.

Mais au sein d'Office 365, Exchange ne se résume pas à un simple client de messagerie, comme pourrait le proposer gratuitement GMAIL. La brique "Exchange" d'Office 365 c'est tout un service privé de messagerie professionnel complet, intégrant à la fois les outils pour les utilisateurs (application "en ligne" via le navigateur Web ou application installée sur l'ordinateur avec Outlook).

 

Mais aussi tout le service back office qui permet de configurer le service et de le personnaliser à l'entreprise, et permettre à un (des) adminstrateur(s) de gérer tous les paramètres d'une messagerie professionnelle complète, comme les règles, la gestion des messages malveillants, la gestion des listes de distribution, les équipements / salles pour les réunions, etc.

 

 

Exchange regroupe également plusieurs outils autour de cette seule brique, au delà de la seule messagerie, comme le calendrier (avec toutes les solutions de gestion des salles ou des équipements, pour les associer à une invitation, ...), la gestion des contacts (totalement intégré au système d'information de votre entreprise), la gestion des tâches (mais on préférera To-Do), ... 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Les usages

Comme indiqué dans l'introduction, les usages proposés par Exchange sont parmi les plus maîtrisés par les utilisateurs. Il s'agit essentiellement de la messagerie et du calendrier (agenda). Pourtant, il n'est pas rare de croiser sur nos routes professionelles quelques collaborateurs (voir même souvent des assistantes de direction) qui ne savent toujours pas monter une réunion correctement.

De nouvelles fonctionnalités se sont ajoutées, comme "FindTime", qui permet de proposer à vos interlocuteurs plusieurs plages horaires possibles, que chacun validera ou pas. La bonne plage horaire pour la réunion sera au final celle qui aura le plus de validation. FindTime doit concurrencer des solutions internets bien établies comme Doodle ou Moreganize, mais de mon avis, FindTime reste compliqué à comprendre. 

 

Avec les "groups" d'Office 365, la messagerie a une nouvelle fonctionnalité : celle d'être le point d'entrée aux Groups d'Office 365, puisque la liste de vos "Groups" y sont accessibles. Pour tout savoir sur les Groups, voyez la page qui y est consacrée en cliquant ici.

Outlook intègre une gestion de tâches. Mais soyons clairs : c'est une fonctionnalité très basique, et pour tout dire, elle ne présente aucun intérêt fonctionnel. Au lieu d'utiliser Outlook pour gérer les tâches, résolument, il faut utiliser l'outil To-do de la suite Office 365.

Le déploiement

J'ai travaillé 15 ans chez Bouygues Telecom, de 2000 à 2015. J'ai connu l'équipe "Messagerie", qui était en charge de la gestion des serveurs de la messagerie interne de Bouygues Telecom. De mémoire, ils étaient un peu moins d'une dizaine de personnes. A cette époque, la messagerie était une solution lourde, chère, car entièrement administrée en interne. Il y avait le coût des experts internes, mais également tous les coûts d'infrastructures (serveurs, salles machines, ...) mais aussi de sauvegarde, de mise à jour (des serveurs, et du logiciel), etc. Gérer la messagerie c'était alors un métier et une compétence bien particulière.

Le cloud en général, et Office 365 en particulier, a révolutionnné le concept de la messagerie, en permettant à toute entreprise, de la multinationale de 300 000 salariés à la TPE d'une seule personne, de disposer d'une infrastructure technique identifique et des mêmes fonctionnalités. C'était une chose inimaginable il y a encore quelques années.

Déployer la messagerie Exchange dans une entreprise est donc une opération simple et peu onéreuse, qui nécessite simplement une bonne expertise pour ne rien oublier. L'opération sera bien sûr plus complexe pour un grand groupe de plusieurs milliers d'utilisateurs, que pour la TPE de quelques personnes. 

Le point compliqué, selon les circonstances, restera la migration des boîtes mails depuis l'ancien système mails, vers Exchange. Ce n'est pas un problème propre à Office 365 mais lié à toute migration de données d'une système à un autre, sachant que l'historique des messages est souvent important.

Les tutoriels

Voici quelques liens utiles pour découvrir et comprendre Exchange et son client Outlook :

Ressources