Les enjeux
Pourquoi le Digital Interne s'impose

La première phase de mes interventions dans les entreprises consistent à déclencher une prise de conscience chez les décideurs, managers et collaborateurs. Et cette prise de conscience repose sur un fait simple : le mail, l'outil collaboratif phare des années 90, est-il encore adapté aux entreprises du 21ième siècle ?

Les entreprises encore
bloquées 30 ans en arrière

 

Pour comprendre le digital interne, il faut opposer deux mondes de la collaboration au travail. D'un côté il y a le monde des entreprises des années 90 , à l'époque du déploiement progressif de la messagerie dans les entreprise, et de l'autre, le monde des entreprises d'aujourd'hui près de 30 ans plus tard, à l'aube des années 2020.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Crédit image: http://spicy-and-pink.fr/tag-retour-sur-les-annees-90/

Entre ces deux époques, beaucoup de choses ont changé. Les entreprises des années 2017 - 2020 doivent relever de grands défits :

  • Elles doivent être plus réactives, plus agiles pour être capables de réagir vite face au défit des sociétés disruptives qui changent le business modèle en quelques mois, notamment avec des offres ou des services digitaux. Exemple emblématique : Kodak et sa légendaire incapacité à s'adapter. Pour cela, il ne faut pas que les entreprises soient sclérosées, vent debout contre tout changement. L'évolution des outils Office 365 est un bon levier pour habituer les collaborateurs à l'évolution.
     

  • Elles doivent être innovantes, trouver des idées toujours plus nouvelles, pour garder sans cesse une longueur d'avance sur les concurrent, dans un climat toujours plus concurrentiel. Et pour cela, les meilleures idées viennent souvent des collaborateurs, encore faut-il leur donner le moyen de s'exprimer.
     

  • Elles doivent se simplifier, pour être plus agiles ; la parole données aux collaborateurs est primordiale pour réussir à identifier les processus à simplifier. Ensuite, les outils du digital interne permettront de digitaliser les processus Lire : Digitaliser les processus
     

  • Pour tout cela, elles doivent être capables de motiver les troupes, apporter aux collaborateurs de la reconnaissance, leur permettre de s'épanouir, de s'exprimer. Lire : le RSE outil de reconnaissance professionnelle
     

  • Elles essaient de plus en plus de mettre à l'honneur la bienveillance au sein de l'entreprise : les patrons qui managent par la terreur n'ont plus leur place dans les entreprises modernes. Cela passe par la transformation du manager classique en leader, et par une autre manière de dialoguer et de communiquer.
     

  • Elles cherchent de l'efficacité et du bien être avec le téletravail : mais cela implique des manières de travailler et de collaborer différentes, avec des outils différent que le mail.
     

  • Elles doivent faire face à une technologie toujours plus présente, plus complexe, qui nécessite toujours plus d'échange avec toujours plus de spécialistes, mais ça ne doit pas être au détriment de la réactivité. Gare aux avalanches de mails !

 

Bref, les entreprises d'aujourd'hui n'ont rien de commun avec une entreprise de 1990, très cloisonnée, avec une hiérarchie forte et inaliénable, l'absence de droit à l'erreur, et l'interdiction d'émettre un avis.

Les collaborateurs 
aussi ont changé

Les salariés sont différents aussi : ils ont besoin d'être entendu, d'être reconnus, de pouvoir être acteur au sien de leur entreprise, pas simplement spectateurs. C'est d'ailleurs ce qu'ils font déjà dans leur vie personnelle avec les réseaux sociaux.

Ils ont changé aussi parce que dans la vie personnelle, ils prennent le pouvoir. Sur les dix dernières années, les usages personnels sur Internet ont explosé : usage du Smartphone, de la Tablette, ouverture de services comme Facebook en 2004 et surtout en 2008 en France, de Twitter en 2006, puis tous les autres services du net qui ont fait leur preuve auprès du public, avant d'être repris tout ou partie dans les outils du digital Interne.

Pour autant, à mon sens, l'impact de la génération Y reste un mythe. Je n'ai pas forcément plus de freins chez les Seniors que chez les jeunes. L'évolution des mentalités, des attentes en matière d'expression se retrouve finalement dans toutes les générations :

  A lire     Génération Y  : mythe ou réalité (publié en 2013)

Le mail devient 
un goulet d'étranglement

Le constat que font de plus en plus d'entreprises, c'est que l'outil collaboratif phare des années 90 (à savoir le mail exclusivement) n'est plus adapté au contexte des entreprises d'aujourd'hui, tout simplement parce qu'à cause du besoin de réactivité, d'agilité et de réactivité, les flux d'échange sont devenus trop importants et à trop haute fréquence.

 

Les flux d'information au fil du temps deviennent de plus en plus importants, et les entreprises cherchent encore et tout à tout faire passer par un seul tuyau : le mail.

Pour cette raison, dans un contexte moderne, la messagerie devient un goulet d'étranglement. Gérer ses mails, lorsqu'on est au cœur de l'action, c'est une vraie charge supplémentaire de travail et un motif d'agacement voir même de conflit entre les salariés qui se sentent harcelés par le mail. 

Illustration

J'ai été collaborateur Bouygues Telecom de 2000 à 2015, responsable MOE de l'écosytème collaboratif et intranet. Lorsq​ue Bouygues Telecom a lancé son offre 4G sur toute la France, en 2013, la Direction de la Communication a réfléchi à un moyen pour mobiliser tous les collaborateurs de l'entreprise pour qu'ils soient acteurs et ambassadeurs de cette innovation majeure.

 

L'idée étaient de leur demander de donner des idées de manifestation pour promouvoir la 4G, de proposer des films, de s'inscrire à des opérations de tracts dans la rue pour rencontrer les clients, etc.

La solution que la Direction de la Com a retenu, était de créer une communauté de lancement de la 4G dans le Réseau Social d'Entreprise de Bouygues Telecom (opération : quelques minutes).

 

En quelques jours, cette communauté a eu un succès fulgurant. Un nombre énorme d'échanges a transité via la communauté, entre idées (exemple : Flashmob très à la mode en 2013) et échanges de bonnes pratiques pour bien expliquer aux clients. 

Sans Réseau Social d'Entreprise bien implanté (il avait été lancé en 2011), il n'aurait pas été possible de mobiliser les collaborateurs en leur envoyant des mails. Cet exemple illustre bien l'importance pour les Directions de Communication de comprendre la force du Digital et de savoir s'en servir.

   A lire      La mutation de la com interne avec le Réseau Social d'Entreprise

 

Les outils c'est une chose,
mais il faut aussi changer les postures 

Penser que l'entreprise se transformera simplement en déployant Office 365 serait une erreur. Par contre les outils d'Office 365 servent et rendent possible la transformation de l'entreprise vers un modèle "moderne" capable d'affronter les nouvelles contraintes.

Des outils comme Teams, Yammer, cassent les cloisons de l'entreprise, et bousculent le management classique qui perd sa haute autorité sur la détention de l'information. Ce n'est qu'un des impacts (positifs) que ces outils provoquent dans l'entreprise.

Mais si l'entreprise n'est pas préparée à ces impacts, si les managers ne sont pas formés  et appelés eux mêmes à se transformer avec ces outils (devenir leader plutôt que patron) alors vos managers dont développer des   anti corps   pour lutter contre les effets (négatifs selon leur grille de lecture) des outils anhilant tous les efforts de l'entreprise pour déployer les usages collaboratifs et digitaux dans l'entreprise.

Le déploiement des outils doit donc s'acompagner d'un changement de posture global dans l'entreprise, sur la posture managériale, sur la posture des RH et de la Direction de la Communication (qui abandonne son monopole de l'information), sur la promotion de l'agilité au sein de l'entreprise, sur la place de l'utilisateur au centre des systèmes d'information, etc...

   A lire    Le digital interne et la mutation de la DSI   (exemple d'un impact sur une direction)

Je discutais un jour par message privé via ma page Facebook avec un manager d'une grande entreprise, qui avait été intéressé par un de mes articles sur l'importance du Réseau Social d'Entreprise.

Il m'expliquait qu'il était très étonné que cela fonctionne, parce qu'il y voyait de son côté une surcharge de travail conséquente qui l'avait amené à en interdire l'usage à ses équipes.

Je lui avais demandé de m'en dire plus, et j'ai alors compris qu'il demandait à tous ses collaborateurs de d'abord lui envoyer par mail le message qu'ils comptaient poster dans le Réseau Social d'Entreprise, pour avoir sa validation. Il voulait contrôler tout ce que pourraient dire ses propres collaborateurs dans le RSE, comme il a l'habitude de le faire depuis 30 ans qu'il travaille.

Cet exemple est symptomatique de ces  anti corps   que Managers et Collaborateurs peuvent produire s'ils ne sont pas suffisamment formés aux effets de la transformation digitale.

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