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Digital Inside est un site dédié à la promotion, sensibilisation et accompagnement du digital interne au seins des petites, moyennes et grandes entreprises.

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Accompagner
l'entreprise vers le Digital Working

Nombreuses sont les entreprises, petites et grandes à tenter le digital interne sans parvenir à ce que les usages se développement dans l'entreprise. La seule solution qui marche : l'accompagnement.

Ouvrir les outils sans accompagner
ça ne marche pas

Face à la simplicité apparente de déploiement des outils d'Office 365 dans l'entreprise (sans aucune installation sur des serveurs internes, etc), la tentation est forte d'acheter les licences, puis d'envoyer un mail à toute l'entreprise en leur disant "allez-y, vous pouvez les utiliser". 

Les usages sont tellement différents de ce que connaissent les collaborateurs avec l'unique mail, qu'il faut un minimum d'accompagnement pour donner du sens et pour aider les équipes à trouver leurs scénarii d'usage.

Il faut accompagner
toutes les strates de l'entreprise

Quand on pense "accompagnement", on pense à la formation des équipes, des collaborateurs du terrain. Dans le cadre du déploiement du Digital Working, c'est toute l'entreprise qu'il faut accompagner dans ce nouveau mode de fonctionnement, sinon, cela ne fonctionne pas.​

Accompagner la Direction Générale, les RH

Les premiers qu'il faut accompagner, ce sont les dirigeants, et les Ressources Humaines. Car le déploiement des outils digitaux ont des impacts sur le décloisement de l'entreprise, sur parfois la culture d'entreprise. Par exemple, des entreprises très hiérarchisées, très "militaires", verront d'un mauvais oeil la collaboration se développer entre des collaborateurs de départements différents sans l'aval de leurs responsables. Or déployer un Réseau Social d'Entreprise en imposant un contrôle stricte, ça n'a strictement aucun sens.

Il faut exposer tous ces impacts, leur faire comprendre quelles postures adopter pour qu'il ne se développement pas des "anti corps" dans toute l'entreprise. Et il faut aussi les former pour les dirigeants soient utilisateurs des outils, pour donner un signe fort par leur propre adoption. Pour cela, le reverse mentoring est une solution très efficace, comme cela se fait par exemple chez GRTgaz

Accompagner les managers

Inutile de chercher à déployer les usages du digital dans l'entreprise, si les managers ne sont pas eux-même convaincus, car au mieux, ils ne pousseront pas les usages, au pire, ils feront tout pour en bloquer le déploiement.

Il faut réussir à toucher les managers par tous les moyens possibles (séminaires, communications, interventions dans leurs réunions d'équipe, ...). Pour cela, l'aide des Ressources Humaines sera précieuse.

Il faut aussi leur donner les clés d'usage des différentes solutions, notamment leur expliquer comment un Réseau Social d'Entreprise, par exemple, peut devenir un outil puissant de reconnaissance professionnelle : lire ce billet à ce sujet. Ou aussi comment l'utilisation du Réseau Social d'Entreprise pour animer une équipe nécessite de faire montre d'un minimum d'autorité : lire ce billet.

Accompagner les équipes

Il faut aussi et surtout accompagner les équipes. Elles doivent "inventer la vie qui va autour des outils" : lire ce billet à ce sujet. Mais ce n'est pas simple, car pour cela, il faut avoir un minimum de maturité digitale et de connaissance des outils, que ces personnes n'ont pas encore.

l'excellente publicité de Renault 
dans les années 90 pour accompagner 
la commercialisation d'un nouveau type
de voiture inconnue à l'époque
par les consommateurs.

L'accompagnement des équipes correspondent à plusieurs étapes d'une méthodologie que j'ai pu affiner au cours des 10 dernières années. Cette méthode combine écoute, prototypage, recherche de solutions, mise en oeuvre, accompagnement, etc.

L'objectif étant, pour chaque équipe, de réinventer la méthode de travail autour des grands sujets métier de l'équipe : utiliser Teams/ Planner pour telle partir de l'activité, déployer un portail Sharepoint pour telle autre, Digitaliser tel ou tel processus, etc.

Accompagner les collaborateurs 

Au delà de l'usage collectif, il y a les usages individuels. Il faut par exemple expliquer aux utilisateurs l'intérêt de OneDrive ou de OneNote. Il faut expliquer aussi comment on communique via un Réseau Social d'Entreprise comme Yammer, ou avec Teams (voir cette page pour comprendre de quoi on parle).

Cet accompagnement, ce sont aussi des tutoriels, ou des sessions de découvertes des outils, des sessions de formation en présentiel ou en ligne. Ce sont aussi des groupes Yammer dans lesquels les collaborateurs poseront leurs questions ou partageront leurs bonnes pratiques

 

   A lire      cas d'usage : promouvoir l'entraide

Toute cet accompagnement doit être "porté" concrètement et visuellement par un dispositif facilement accessible comme un espace Digital : j'en parle dans la suite de cette page.

Accompagner les Instances IRP (Instances Représentatives du Personnel)

Toute entreprise modifiant les conditions de travail est censée en informer les Instances Représentatives du Personnel (IRP) pour les informer des modifications, et pour avoir leur aval. J'ai connu des projets de Réseau Social d'Entreprise qui ont avorté, parce que les représentants du personnel se sont mis vent debout face à ce projet.

Paradoxalement, les collaborateurs ont tout à gagner de ces outils digitaux qui fluidifient et simplifient leurs communications chaque jour. J'ai par exemple déjà mis en place un système de gestion de l'activité, avec SharePoint, pour apporter une solution à un collaborateur qui allait droit vers le burn out.

Lors d'une de mes interventions dans une entreprise, un syndicat allait s'opposer à cette démarche digitale, s'opposant à la recherche de productivité ; j'ai pu lui parler et lui expliquer qu'au delà de l'efficacité, il y avait surtout un nouveau confort de travail, et une baisse du stress que l'on a habituellement devant une boîte mails qui ne se désemplit jamais.

Bref, ne sous estimez pas ce sujet, car les IRP peuvent être votre alllié si vous parvenez à bien leur expliquer le sujet.

 
 
 

Avoir une approche globale
du sujet, et en donner une vision unique

Historiquement, dans toutes les entreprises, les outils de travail sont partagés entre plusieurs équipes autonomes et indépendantes : l'équipe qui gère SharePoint, l'autre qui gère la messagerie, une autre encore peut-être pilote Yammer.

Les nouveaux outils d'Office 365 arrivent comme un chien dans un jeu de quilles : de nouveaux outils débarquent sans que l'on sache vraiment à qui les attribuer. Et en plus, ils évoluent rapidement.

 

  A lire     la richesse fonctionne d'Office 365 : les DSI et les utilisateurs protestent

La conséquence de ce silotage c'est que les utilisateurs ont une vue parcellaire du support autour des outils : certaines équipes proposent des supports, d'autres noms. Certains le font avec des tutoriels Powerpoint OldStyle, d'autres via des tutoriels vidéos modernes.

Il faut donner aux collaborateurs une vision globale des solutions, et un accès aux tutoriels de chaque outil. Il faut simplifier l'accès à tout ce qui peut donner du sens aux usages.

Mettre en place un espace digital 
de référence sur la démarche

 

Il faut donner à votre démarche une existence concrête au travers d'un espace Web intranet Digital. Au tarvers de cet espace, vous pourrez partager avec l'entreprise tout ce qui construit votre demarche :

 

  • l'actualité de la transformation digitale de l'entreprise

  • l'actualité des outils (mises à jour, etc)

  • l'expérimentation des nouveaux outils, pour donner des idées d'usage au sein de l'entreprise

  • une vitrine des "success stories" (vidéos d'interview d'équipes ayant tirer profit du digital)

  • les bonnes pratiques

  • la description des outils et accès aux tutoriels

  • ...

 

Avec cet espace, l'entreprise sera en mesure d'animer sa transformation digitale ​au plus près de ses collaborateurs, et de façon concrète.

"vous ne pouvez pas vendre l'avenir
avec un look du passé"

L'aspect visuel des choses est une importance capital dans l'expérience utilisateur.

 

   A lire       Digital, design, enthousiasme / Quand faire beau rend plus efficace

 

Il est donc nécessaire que cet espace donne visuellement envie aux collaborateurs. Il faut donner à votre espace Digital un aspect digital, comme dans cette maquette ci-dessous, construite sur l'outil SharePoint et l'outil Mozzaik 365 pour apporter un aspect graphique et ergonomique plus riche.

 

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